Proxy bildirimi, hisse senetleri ihraç eden bir kurum tarafından hazırlanan bir belgedir. Belge genellikle, kurumun karşılaştığı konularda hissedarlar tarafından oylanması gereken bilgilerin yanı sıra şirketin yetkilileri ve yönetim kurulunun mevcut yapısı hakkında hayati bilgiler içerir. İfade, hissedarları veya kendileri adına faaliyette bulunmak üzere tayin ettikleri kişileri, şirketin kuruluş belgelerine göre gerekli olabilecek oylama süreçlerine katılmak için bilgilendirmek ve yetkilendirmek olarak işlev görür.
Çoğu durumda, bir vekil beyanı her zaman dört hayati bilgi parçasını içerecektir. Bunlardan ilki, kurumla ilişkili mevcut idari görevli listesinin belirlenmesini içerir. Her memurla ilgili detayların kapsamı değişmekle birlikte, çoğu, yöneticinin unvanını ve memurun deneyim ve eğitim bilgileriyle ilgili bazı bilgileri içerecektir.
Bir vekaletname ayrıca hissedarlara icra tazminatı hakkında bilgi sağlar. Bu, pay sahiplerine memurların çabaları için nasıl tazminat aldıklarının farkında olmalarını sağlar. Bazı şirketlerde yapı, pay sahiplerinin, teklif edilen artışlara oy vermeyi düşünürken bu tür bilgileri çok önemli kılan bir durum olarak, şirket yetkilileriyle ilgili olarak sağlanan fayda veya maaşlarda önerilen herhangi bir artışa oy vermesini gerektirebilir.
Uygulanan denetim komitesinin yapısı ile ilgili bilgiler de vekil beyanına dahil edilmiştir. Bu, pay sahiplerine şirketin finansal işlemlerini kimin yaptığını bilmelerini ve işletmeyle ilişkili herkesin çıkarlarını bir şekilde korumaya çalışmasını sağlar. İcra memurlarına verilen detay miktarında olduğu gibi, ifadenin bu kısmı denetim komitesinde görev yapan her bireyin kimlik bilgileriyle ilgili bilgileri içerebilir.
Normalde bir vekil bildirgesine dahil edilen dördüncü bir bilgi türü, yönetim kurulu üyeleri için tazminat yapısıdır. İcra memurları gibi, hali hazırda kurulda bulunanlar için maaşlarda artış veya faydalarda değişiklik söz konusu olduğunda, hissedarların ses ve oy kullanması olağan değildir. Kurulun yeni bir üyesini seçmenin gerekli olduğu durumlarda, ayrıntı, değerlendirilen adaylar hakkında arka plan bilgilerini içererek paydaşların hangi adayı tercih ettiklerini belirlemelerine olanak sağlayacaktır.
Amerika Birleşik Devletleri'nde vekil beyanlarının verilmesi, Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu ya da SEC tarafından düzenlenen düzenlemelere uygun olmalıdır. Dünyadaki diğer ülkeler de bu tür açıklamaların yapısı ve yapısı ile ilgili düzenlemeleri yapılandırmaktadır. Her durumda amaç, pay sahiplerinin yatırımlarının bütünlüğünü etkileyen hususlar hakkında bilgilendirilmelerini sağlamak ve kurumun karşılaştığı sorunları müzakere etmeye veya oy kullanmaya davet edilmeden önce bu bilgileri zamanında almalarını sağlamaktır.
