Stok defteri, bir şirketin stok hareketlerini takip etmek için tuttuğu ayrıntılı bir kayıttır. Bu bir ürün envanteri veya bir hisse senedi ve sahiplerinin listesi için geçerli olabilir. Amaçlanan anlam genellikle bağlamdan açıktır. Her iki durumda da kayıt, insanların mevcut hisse senetleri hakkında ayrıntılı bilgi sahibi olmak isteyebilecekleri iç referans için yararlı bir kaynak yaratmanın yanı sıra vergi beyannamelerinde ve diğer mali tablolarda kullanılabilir.
Stok anlamında stok defteri kabul edilen ve satılan ürünleri kaydeder. Gönderiler geldiğinde, personel ürün sayısı, değer ve varış tarihi dahil önemli bilgileri girebilir. Defter, malzemelerin satışa sunulduğu zaman not alması için bir bölüm içerebilir. Satış anında, stok defteri yeni bilgileri yansıtacak şekilde güncellenebilir. Bu kayıtlar, şirketlerin envanterin hareketini izlemelerine yardımcı olur, böylece ne alacağı ve ne zaman alınacağı hakkında kararlar alabilir.
Daha yaygın olarak, bu terim hissedar kayıtlarını tartışmak için kullanılır. Hisse senedi ihraç eden şirketlerin mevcut mülkiyet bilgilerine sahip bir defteri tutmaları gerekir. Bu, özellikle şirketin defterde listelenen tüm kişilere ödeme yaptığı bir temettü durumunda, kayıtlı sahip olduklarından emin olmak isteyen hissedarlara fayda sağlar. Buna ek olarak, şirketler, bir kontrol hissesini satın almaya çalışan biri gibi eğilimleri saptamak için kimlerin hisselerinin olduğunu tespit etmek isteyebilirler.
Halka açık şirketler, hissedarları ve kamuoyunu korumak için çeşitli düzenlemelere tabidir. Bunlar, stok defterleriyle ilgili hükümleri içerir. Şirketin belirli bir formatı izlemesi ve belirli bilgileri içermesi gerekebilir. Düzenleyiciler, doğru olduğundan emin olmak için hisse senedi defteri gibi belgeleri incelemeyi isteyebilir ve uyuşmazlık veya güncel olmayan bilgiler gibi konuları araştırırlar. Ayrıca pay sahiplerine sicil kayıtlarını nasıl güncelleyebilecekleri hakkında bilgi verilmeli, böylelikle şirketten hisse aldıklarında veya satarken ayrıntıları değiştirmeleri istenebilir.
Şirketler genellikle hissedar iletişimlerini ve yönetimini idare etmek için bir personel veya departman belirler. Buna, hisse senedi defterinin güncellenmesi, kaybedilen ve çalınan belgelerle ilgili taleplerin takibi ve pay sahiplerine talep üzerine yayın sağlanması da dahildir. Bir şirkette hisse sahibi olanlar, belirli finansal belgeleri inceleme, yıllık rapor alma ve şu anda kimin sorumlu olduğu ve şirketin nerede olduğu hakkında bilgi isteme hakkına sahiptir. Bu hizmetleri sağlayacak bir bölüm belirlemek, mevzuata uygunluğa yardımcı olabilir.
