Hisse senedi kaydı, bir şirketin hisse senedi sorunlarını geçmişini izlemek için tutulan bir veritabanıdır. Bu veritabanı şirketin hisse senetleri hakkında detaylı bilgi içerir ve şirketteki hissedarlar hakkında bilgi kaydetmek için kullanılır. Halka açık şirketler için, doğru ve eksiksiz bir stok sicilinin tutulması, şirketin hisseleri ve hissedarları hakkında her zaman doğru bilgiye sahip olmasını sağlamak için kritik öneme sahiptir.
Borsa, hisse senedi ihracı, geri alım ve emekliliklerle ilgili verileri içerir, böylelikle şirket herhangi bir zamanda sahip olduğu hisse miktarını bilir. Bir hissedarın elinde tuttuğu her hisse için, girişin, hisseyi tanımlamak için benzersiz bir numarası vardır ve satın alındığı sırada hissenin adı, adresi ve eşit değeri dahil olmak üzere sahibi hakkında bilgiler içerir. Meselelerin ne zaman yapıldığını ve ne zaman hisse senedi alındığını gösteren tarihler de şirketin zaman içinde hisse senedini izlemesini sağlamak için hisse senedine dahil edilir.
Stok sahibi bir kişi, bir stok sertifikasının değiştirilmesini gerektiren bir hırsızlık veya kayıp yaşarsa, stok kayıt talebini doğrulamak için kullanılır ve değiştirme ile ilgili bilgi not edilir. Benzer şekilde, hisse senedi satıldığında, yeni mal sahibi ve devir ile ilgili bilgilerle yeniden kaydedilmelidir. Stok kütüğünün yönetiminden sorumlu personel, mümkün olduğunca eksiksiz ve güncel tutulmakla görevlendirilir.
Stok sahibi olan kişiler, sicildeki bilgilerin doğruluğundan emin olmaktan sorumludur. Eğer insanlar isimlerini değiştirir veya isimlerini değiştirirse, temettü almalarını ve hissedarların oylarına sunulan konularda oy kullanmalarına izin verilmesini sağlamak için bu bilgilerin kaydedilmesi gerekir. Kayıtların doğru tutulmaması, hisse senetlerinin devredilmesi veya başka hususların ortaya çıkması halinde sorun olabilir. Kayıp olması durumunda, örneğin, kayıt tarihi geçmiş bir bilgiye sahipse, stokların sahipliğini doğrulamak önemli miktarda evrak gerektirebilir.
Borsa, bir şirketin hisselerinin kime ait olduğunu gösterir, belirli hisse senetleri ile ilgili oy hakkını tanımlar ve bir şirketin mülkiyeti ve şirketin hisselerinin tarihi hakkında başka bilgiler sunar. İş yapmak için önemli olmasının yanı sıra, değerli bir tarihi kaynak da olabilir. Tarihçiler, eski stok kayıtlarını incelemek ve bir şirketin ya da endüstrinin tarihi hakkında daha fazla bilgi edinmek ya da belirli bir dönem hakkında bilgi toplamak için sertifikaları paylaşmakla ilgilenebilirler.
