Bir alt defter, genel defterin bir alt birimidir. Alt birim genel defterden daha ayrıntılı bilgi içermektedir. Örneğin, bir şirketin genel muhasebe defteri, her bir farklı ticari faaliyet için satır öğeleri içerir. Bununla birlikte, ödenecek hesapları ve alacak hesaplarını temsil eden satır öğelerinde ek bilgiler bulunan alt klasörler bulunur. Bu ek defterlerde, şirkete borçlu olan veya sırasıyla şirket varlıkları aleyhinde olan her bir kişi veya işletme için hesaplar bulunur.
Subledgers kullanımı daha temiz bir genel muhasebe oluşturur. Tüm finansal bilgi parçalarını bir deftere tıkamak yerine, ek defterlerin kullanılması daha iyi bir raporlama süreci oluşturulmasına yardımcı olabilir. Şirketler genellikle istedikleri kadar alt yardımcı yaratma ve kullanma kabiliyetine sahiptir. Tek uyarı, her bir alt tutucu genel defterdeki tek satır öğesine yuvarlanır. Tüm rakamlar genel muhasebe satır öğesine göre dengelenmelidir.
Bir alt sahibi temsil eden genel bir defterdeki satır öğesi, kontrol hesabı olarak bilinir. Kontrol hesabı, genel muhasebe satır öğesinde raporlanan tüm bilgileri belirler. Bu bilgisayarlı muhasebe sistemlerinde yaygındır. Şirketler yeni bir alt klasör oluşturduğunda, hangi kontrol hesabının defteri kapsadığını belirtmek zorundadırlar.
Bir şirket finansal bilgileri için bireysel bir alt klasör oluşturduğunda hesap mutabakatı da daha kolaydır. Muhasebeciler hangi defterlerin hatalara ve hatalara eğilimli olduğunu ayırabilir. Bu bireysel defterler daha sonra aylık bir uzlaşma için kurulur. Süreç, genel muhasebe toplamını almayı ve onu alt defterden toplamı dengelemeyi içerir. İkisi arasındaki farklar, problemleri keşfetmek ve düzeltmek için araştırma gerektirir.
Şirketler, genel muhasebe sistemlerine alt yardımcı eklemek için şartlarla karşılaşmazlar. Bireysel defterleri kullanmak sadece bir finansal veri yönetim sistemidir. Belirli bilgilerin dağıtılması genellikle paydaşların şirketin finansal sağlığını değerlendirmesine yardımcı olur. Ayrıca, şirket kitaplarına bakan borç verenlere ve yatırımcılara şeffaflık sağlar.
Genel bir defterin çok fazla alt birimine sahip olmak mümkündür. Bu olduğunda, bir şirket her bir defteri kebirini ana kefaletle dengelemek için çok fazla zaman harcıyor. Bireysel muhasebe, daimi olarak devam etmeyen bilgiler içeriyorsa, defter gereksizdir. Bu, deftere bilgi gönderilmemesini sağlamak için defterin gözden geçirilmesiyle sonuçlanacaktır ve her hesap dönemi için bakiye sıfırdır. Muhasebeciler bu olduğunda boş bir defteri yönetmek için daha fazla zaman harcıyorlar.
