Sorumlu bir plan işle ilgili harcamaları yapan çalışanlara geri ödeme yapma mekanizmasıdır. Planın uygun bir şekilde yönetilmesi durumunda, vergi için özel bir şekilde ele alınır. Hem işverenler hem de çalışanlar için, hesap verebilir bir plan çerçevesinde geri ödemelerin yapılmasında belirgin avantajlar vardır. Ancak, plan kapsamında talep edilen harcamaların, vergi makamları vergi indirimlerinde kullanılan işletme harcamaları konusunda temkinli olduklarından, incelemeye tabi olduklarının farkında olmak önemlidir.
Sorumlu bir plan çerçevesinde, çalışanlar işle ilgili malzemeler ve faaliyetler için para harcadığında ve işveren bunları tazmin ettiğinde, para çalışanın gelirinin bir parçası olarak kabul edilmez ve çalışan bu vergi ödemez. İşveren masrafları vergi indirimi olarak değerlendirir. Her iki taraf için bu düzenleme çok faydalı olabilir. Hesap verebilir bir plan olmadan, işverenin geri ödemelerini vergi amaçlı ücret olarak değerlendirmek zorunda kalacak ve çalışanın onlara vergi ödemesi gerekecek.
Bir şeyin hesap verebilir bir plan olması için üç özellik bulunmalıdır. Birincisi, çalışanlara izin verilen harcamalar için geri ödeme yapılması gerektiğidir. Konferans sırasında bir otel odası için ödeme yapmak meşru bir işletme giderinin bir örneği olabilir. Ancak konferanstayken bir oyuna bilet almak, bir iş nedeniyle oyuna katılmak gerekmediği sürece hesap verebilir plana dahil değildir.
Hesap verebilir plan çerçevesinde harcamaların kaydedilmesi ve raporlanması için bir yöntem de olmalıdır. Bu makbuzların gönderilmesini ve dikkatli bir şekilde belgelenmiş gider beyanlarını, günlük kilometresini, giderlerin ödenmesinde hangi kredi kartının kullanıldığını göstermek için kredi kartı beyanları üretmeyi ve benzerlerini içerir. Son olarak, işverenlere aşırı geri ödeme sağlanıyorsa, örneğin bir çalışanın seyahat için vaktinden önce nakit ödenmesi durumunda, ekstra para zamanında iade edilmelidir. Çalışan tarafından tutulan belgeler, fonların artık olduğunu kanıtlamalıdır.
Temel olarak, cepten gider planı, kişilerin kişisel olarak yaptıkları harcamalar için indirim yapılırken uyması gereken kuralların aynısını izler. Masraflar paranın nerede, ne zaman, nasıl ve neden harcandığını gösteren açık bir bilgi izi ile meşru ve belgelendirilmelidir. Vergi makamları bu bilgileri denetlemeyi seçebilir ve talep edilen harcamaların bir kısmının yasal olmadığına ve hesap verilebilir plana göre sınıflandırılmaması gerektiğine karar verebilirler. İnsanlar evrak problemlerini önleyebilir ve izin verilen harcamalar hakkında daha fazla bilgi edinmek için bir muhasebeciye danışarak denetim riskini azaltabilirler.
