Bir varlık envanter sistemi, bir şirketin varlıklarını kaydetmesine ve varlıkların nereye gittiğini takip etmesine yardımcı olarak bir şirketin varlıklarını izlemesine yardımcı olmak için kullanılan bir araçtır. Genel olarak, bu tür bir sistem tarafından izlenen varlıklar, fiziksel varlıkları, entelektüel ve teknoloji özelliklerini içerir, ancak bu tür bir sistem, en çok para olarak bilinen sermaye varlıkları izlemek için de kullanılabilir. Bir varlık envanter sistemi, envanter yönetimi veya varlık takibi alanında kullanılır. Fiziksel ürün taşıyan mağazalarda en sık kullanımda görülür.
Bazı şirketler yazılım dışı varlık envanter sistemi tekniklerini kullanabilse de, varlık envanter sistemleri genellikle yazılım programlarıdır. Varlık envanter sistemleri tarafından izlenen ekipman türleri, şirket makinelerini, taşıtlarını ve mülklerini içerebilir, ancak patentleri, yazılımı ve bir şirket için değerli olan bilgileri de içerebilir. Bu tür bir sistemi kullanarak bu varlıkların izini sürmek, bir şirketin tükenmesini önlemek için fazladan el altında tutmanın ekstra maliyetine maruz kalmadan elden yeterli miktarda sahip olmasını sağlayabilir. Aksine, bu tür bir sistem doğru kullanıldığında, işletme sahibine varlıkları izleyen varlıkları tam olarak ne tür varlıkların kullanım için kullandığını söyleyecektir.
Bir varlık envanter sistemi, bir şirket içindeki varlıkları izlemek ve korumak için tasarlanmış daha büyük bir sistemin parçasıdır ve sıklıkla kayıpları önleme parçası olarak kullanılır. Bir varlık envanter sistemi olmadan, bir şirket kullanımı için hangi varlıklara sahip olduğunu bilemez. Bir şirketin sahip olduğu varlıklar hakkında bilgi eksikliği, sinsi olmayan çalışanların bir şirkete ait varlıkları yetkisiz şekilde kullanmasını veya kullanmasını kolaylaştırır. Bu tür bir sistem aynı zamanda bir şirketin çalışanlarından hangisinin şirket varlıklarını kullandığını ve ne zaman hasar veya kötüye kullanımın suçluya geri alınabileceğini izlemesine yardımcı olabilir.
Varlık envanter sistemlerinin türleri arasında sabit varlık envanter sistemleri, bilgi hizmetleri envanter sistemleri ve envanter yönetimi sistemleri bulunabilir. Bir şirketin sahip olduğu varlıkları takip etmenin yanı sıra, varlık envanter sistemleri, şirkete varlıkların bir şirket içinde nasıl ve ne zaman kullanıldığı hakkında bilgi verebilir. Bir şirket, bir ürünün satışını gerçekleştiriyorsa yararlı olabilir, çünkü şirkete neyin satıldığı ve ne zaman satılabileceği hakkında bilgi verebilir.
Varlık envanter sistemi yazılımı, bir şirketin mülkünün envanterini almanın zor sürecini kolaylaştırmak için uzun bir yol kat edebilir. Bu tür yazılımların çoğu, bir işletme sahibinin varlıkların kullanılabilirliğini kontrol etmesini ve izlemesini sağlar. Bazen bir varlık envanter sistemi, varlıkları barkod taraması ve sayısal giriş gibi bir sisteme daha kolay kaydetme yollarını içerir. Perakende varlık envanter sistemi yazılımı, bir şirket içindeki mevcut ürün varlıkları hakkında güncel bilgiler sağlamak için mağazanın satış sistemine de entegre olabilir.
