Elektronik bir makbuz, elektronik olarak gönderilen bir satın alma veya teslimat kanıtıdır. Alıcı, bu belgeyi göndericiyle yapılan alışverişlerde, iadelerde veya anlaşmazlıklarda kağıt makbuz gibi kullanabilir. Elektronik makbuzlar vergilerde indirim talep etme gibi faaliyetler için de kullanılabilir. Basılı kopya gerektiğinde bunları yazdırmak genellikle mümkündür.
Elektronik makbuz, ayrıntılı bir açıklama ile birlikte siparişe referans vermek için benzersiz bir tanımlayıcı kod içerir. Gönderenin ve alıcının iletişim bilgilerini, ödeme yöntemini ve diğer ilgili detayları not edecektir. Bu belge ayrıca elektronik imza da taşıyabilir ve iade ve değişim işlemlerinin nasıl yapıldığına dair bilgiler içerebilir.
Elektronik makbuzların çoğu e-posta ile gönderilir, ancak bir metin mesajlaşma sistemi aracılığıyla cep telefonuna da gönderilebilir. Bir makbuz kaybolursa veya hiç gelmezse kopyaları indirmek de mümkün olabilir. Alıcı, satıcının sitesinde oturum açabilir ve ihtiyaç duyduğu elektronik makbuzu bulmak için işlemlerindeki kayıtları kontrol edebilir. Web'deki bazı işlemlerde, işlem tamamlandığında makbuz tarayıcıya yüklenebilir ve kullanıcının ileride başvurmak üzere yazdırması veya onay kodunu not etmesi gerekir.
Bazı muhasebe yazılımları elektronik makbuzlarla arayüzlenecek ve makbuz verilerini müşterinin muhasebe kayıtlarına entegre edecektir. Yazılım, bilgileri kullanıcının defterine girebilir, satın alma türünü sınıflandırabilir ve yeni koşu bakiyesini otomatik olarak ayarlayabilir. Alıcılar yanlış ise bilgileri de düzeltebilirler; Yazılım bir satın alım işlemini yanlış bir şekilde sınıflandırabilir veya örneğin daha sonra değiştirilmiş ve yanlış bir tutarı kaydeden bir elektronik makbuz indirebilir.
Çevrimiçi makbuzlar alımları belgeleyebilir ve bir alımın nasıl ve ne zaman yapıldığı hakkında bilgi sağlayabilir. Ayrıca siparişi onaylarlar ve yanlış olursa düzeltmek için bir mekanizma sağlayabilirler, ancak bu genellikle çok dar bir pencerede gerçekleşmelidir. Makbuzlar teslimat sırasında otomatik olarak da üretilebilir. Göndericiler, bir paketin ne zaman geldiğini bilmeleri için göndericilere ve alıcılara e-posta gönderebilir ve elektronik makbuzun teslimatla ilgili bir anlaşmazlıkta gerekmesi gerekebilir.
Elektronik makbuzları kullanmak daha çevre dostu olabilir ve ayrıca muhasebe işlemlerini kolaylaştırabilir. Kullanıcı kopyaları bir muhasebe programında tutabilir, günlük girişlerini belirli makbuzlara bağlayabilir ve talep üzerine uygun bir elektronik formatta makbuzlar sağlayabilir. Makbuzlar bir vergi alırsa tüketici planlarını satın alırsa, gelecekte erişilebilir olmasını sağlamak önemlidir ve kopyaları sabit diskteki bir klasöre kaydetmek iyi bir fikir olabilir.
