Hata hesabı, işlemlerde hatalarla ilgili işlemleri geçici olarak saklamak için sık sık muhasebe durumlarında kullanılan bir sınıf veya hesap türüdür. Hata hesabının arkasındaki fikir, hatanın kaynağı tespit edilinceye ve çözülene kadar işlemi takip etmektir. Bu noktada, hata hesaptan taşınır ve defter tutma kayıtlarında doğru hesaba gönderilir. Bu yaklaşımın genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri ile uyumlu olduğu kabul edilir ve nihai bir kayıt yapmadan önce ek inceleme gerektiren durumları takip etmede etkin bir araç olarak hizmet eder.
Hata hesabının ana yararlarından biri, bu stratejinin kullanılmasının, daha sonra ek muhasebe sorunları yaratabilecek alım satım hataları olasılığını minimize etmeye yardımcı olmasıdır. Şüpheli işlemi hesaba izole ederek, sorunu daha sonraki bir güne kadar unutma şansından kaçınılır ve kayıt diğer hesaplar arasında bir dengesizlik yaratma olanağına sahip değildir. Bu, muhasebecilere çok fazla zaman kazandırabilir, çünkü bazı tutarsızlıklar durumunda bir hata hesabı kullanmamak, işlemin başlangıç tarihinden itibaren işlem tarihine kadar olan bir dizi girişe geri dönmek zorunda kalabilir. tutarsızlık nihayet çözüldü.
Bir hata hesabının kullanılması, muhasebe kayıtlarını herhangi bir zamanda denetleme sürecine de yardımcı olabilir. Hesapta tutulan girişler nedense bir şekilde sorgulanabilir olduğundan, işlemlerin varlığı neden başka bir yere gönderilmediklerini açıklamaya yardımcı olur. Bu, denetçinin tutarsızlıkların önceden tespit edildiğini ve soruşturmanın devam ettiğini bilmesini sağlar. Oradan, denetçi bu belirli işlemlere ödenek verebilir ve daha sonra denetimde bu soruşturmalara ışık tutabilecek bir şeyle bile karşılaşabilir.
Bir işlemin bir hata hesabına yerleştirilmesinin, birinin kitap pişirmeye veya bir tür mali sahtecilik girişiminde bulunmaya çalıştığının bir göstergesi olmadığını not etmek önemlidir. Çoğu zaman, hesaba gönderilen işlemler, işlem sırasında bir noktada meydana gelen insan hatasından başka bir neden yoktur. Örneğin, bir banka yönlendirme numarasının seri sayısındaki bir aktarım nedeniyle bir işlem geçici olarak bir hata hesabına gönderilebilir. İşlem incelendikten ve aktarım bulunduktan sonra, doğru yönlendirme numarasını kullanarak işlemi tamamlamak için işlemler yapılabilir ve satır öğesi hata hesabından kaldırılabilir. Birçok işletme, hata hesabı aktivitesini en az haftada bir kez izlemeyi bir noktaya getirdiğinden, çoğu konu için çözümleme nispeten kısa bir süre içerisinde gerçekleşir.
