Harcama ödeneği, bir şirketin, bir iş yaparken ortaya çıkan kişisel harcamalar için bir çalışana veya sözleşmeli bir işçiye ödediği paradır. Genellikle, bu tür harcamalar arasında yemekler, ulaşım, ücretler, ücretli geçiş ücretleri ve muhtemelen müşterileri eğlendirmek için yapılan harcamalar yer almaktadır. Harcama ödeneği olan bir şirket için çalışanlar, karşılandığından emin olmak için bir masrafa maruz kalmadan önce poliçeyi dikkatlice incelemelidir. Şirketler, poliçe kapsamında bulunmayan giderlerin ücretini ödemek zorunda değildir.
En sık karşılaşılan giderlerden biri şirket işinde kişisel bir araç çekerken kullanılan kilometre ücretinin ödenmesidir. Bu, satış acentaları, gazeteciler, maaşlı avukatlar ve diğerleri dahil olmak üzere bir dizi meslek için ortak bir masraftır. Kilometre, mil veya kilometrede bu gibi sabit bir oran üzerinden hesaplanır. Bu oran, dikkate alındığında ödeme sırasındaki ortalama yakıt fiyatı ile değişebilir. Para genellikle haftalık veya aylık olarak ödenir.
Kilometre gideri ödeneği yalnızca yakıt maliyetlerini kapsamaz. Ayrıca, kişisel bir araç kullanıldığını varsayarsak, çalışana veya sözleşmeli işçiye aracın aşınması ve yıpranması için bir miktar para verilmesi gerekiyor. Bu nedenle, bazı çalışanlar ileride ihtiyaç duyulacak düzenli araç bakımı veya onarımı gibi şeylerin geri ödemesinin bir kısmını bir kenara koyabilir. Şirket normal olarak masraf gerçekleştiğinde paranın nasıl kullanılması gerektiğini belirtmez, bu nedenle çalışanlar bu paranın sorumlu bir şekilde nasıl kullanılacağını kendileri seçmelidir.
Yemekler, başka bir genel gider karşılığı maddesidir. Tipik olarak, işin seyri bir kişinin kendi alanı dışında seyahat etmesini gerektiriyorsa, şirket yemek ücretini ödeyecektir. Bu yemekler genellikle sadece belli bir miktara kadar ödenebilir. Bir çalışan daha pahalı bir yemek seçerek bu tutarı aşarsa, farktan sorumludur. Çalışan bir müşteriyi yemeğe götürüyorsa, bu genellikle de geri ödenir. Bazı şirketler alkollü içecekler için ödeme yapmayı reddettiği için, bu durumun önceden doğrulanması gerekir.
Harcama ödeneğinin sıkça ödeme için kullanıldığı diğer bir şey, özellikle müşterinin eğlencesidir. Bu, müşteriyi bir spor etkinliğine veya bir golf gezisine, sadece bir çift ismiyle almak olabilir. Eğlence giderleri çok yüksek olabilir, bu nedenle çalışan bu masrafların karşılanmasını sağlamalıdır. Bu tür harcamaların bazıları, çalışanın veya sözleşmeli bireyin önce bir amir veya yönetici çağırması ve masraf için onay alması gerektiği durumlarda, önceden izin gerektirebilir.
Genellikle, bir gider geri ödemesi gelir vergisine tabi değildir. Bunun nedeni, alınan paranın gelir değil, şirket adına harcanan paranın yerine geçmesidir. Soruları olanlar, tüm vergi yasalarına uygun olduklarından emin olmak için yerel bir vergi uzmanına danışmalıdır.
