Bilgi sirküleri, bir işletme tarafından verilen ve şirket ortaklarına iletilen birkaç belgeden biridir. Genelgelerin amacı, bir sonraki düzenli toplantılar sırasında toplantıda görüşülecek olan konuları yatırımcılara bildirmektir. İşin niteliğine bağlı olarak, toplantıya katılamayan yatırımcıların karar alma sürecine hala katılmalarına izin veren bir vekil ile birlikte bir bilgi sirküleri eşlik edebilir.
Bilgi sirkülerinin oluşturulması ve dağıtılmasının birkaç nedeni vardır. Çok yaygın bir neden, yaklaşan seçimlerle ilgili olarak Yönetim Kuruluna yapılacak. Genelge, sadece yaklaşmakta olan seçimlerin hissedarlarına hatırlatma görevi yapmakla kalmıyor, aynı zamanda açık kurul pozisyonları için tüm adayların geçmişi, nitelikleri ve referansları hakkında önemli bilgilerle birlikte geliyor. Bu, her pay sahibinin oy kullanma zamanı geldiğinde bilinçli bir karar vermesini mümkün kılar.
Bilgi sirküleri, seçimler dışındaki konuları ele almak için de kullanılabilir. Örneğin, Yönetim Kurulu üyelerine önerilen bir birleşme yapılmışsa bir genelge dağıtılabilir. Şirketin tüzüklerine ve diğer kuruluş belgelerine bağlı olarak, çoğunlukla birleşme gerçekleşmeden önce birleşme lehine oy verenlerin çoğunluğunun en az çoğunluğunun oylanması gerekir. Genelge genellikle, birleşme teklif teklifleri, bir birleşmenin mevcut yatırımcılar için ne anlama geleceği ve oylama gerçekleşmeden önce göz önünde bulundurulması gereken diğer önemli veriler hakkında bilgiler içerir.
Aynı genel işlev, şirket bir satın alma olasılığı veya düşmanca bir devralma tehdidi ile karşı karşıya kaldığında da kullanılabilir. Bir kez daha, bilgi sirküleri yatırımcıları duruma uyarmakta, gerçekleştirilebilecek olası eylemler hakkında gerekli verileri sağlamaktadır ve hissedarları şirketin nasıl yanıt vereceğini belirleme sürecine katılmaya çağırmaktadır. Bu, satın alma teklifini kabul etmeyi, şirket akıncılarına kontrol eden hisse senetlerini satmayı kabul etmeyi veya düşmanca girişimi durduracak bir çözüm seçmeyi içerebilir.
İşletmenin her zamanki gibi ilerlediği zamanlarda bile, hissedarların yıllık genel kurul toplantısından önce hissedarların bir noktada bir temel bilgi sirküleri alması muhtemeldir. Toplantı temel olarak son toplantıdan bu yana tekrar eden olaylardan ve her yıl gözden geçirilmesi ve tamamlanması gereken temel görevleri yapmaktan oluşabilir. Genelge ayrıca, son on iki ay boyunca şirketin genel performansını ayrıntılı olarak gösteren kar ve zarar verileri de dahil olmak üzere belgeleri içerebilir veya bunlara eşlik edebilir.
