Bir sipariş makbuzu, bir siparişin detayları hakkında bilgi sağlayan ve bunu yerine getirmekten sorumlu şirket tarafından alındığını onaylayan bir belgedir. E-posta veya faks onayı ile gelebilir ve bazen bir siparişin teslim süresi önemli olduğunda postaya gelir. Siparişin özellikleri hakkında alıcıya bildirimde bulunur ve genellikle uygun olması için makbuzla birlikte verilen bir iade makbuzu kullanarak, gerekirse, iptal etme veya değiştirme konusunda bilgi sahibidir.
Tipik bir sipariş makbuzu, gönderenin ve satıcının ismini ve iletişim bilgilerini listelemeli ve siparişteki öğeleri belirtmelidir. Uygunsa, tahmini bir gemi ve teslimat tarihini ve vergi, nakliye, taşıma ücretleri ve diğer masrafları içeren sipariş miktarını içerecektir. Alıcı bir hata bulursa, sipariş gerçekte doldurulmadan önce düzeltebilir ve bir hata yapıldığı için malların göndericiye geri döndüğü masraflı bir iade işlemine duyulan ihtiyacı ortadan kaldırır.
Sipariş makbuzu, siparişin şart ve koşullarını da tartışmalıdır. Emirleri değiştirme, alındıktan sonra kalemleri iade etme ya da değiştirme ve siparişi ödemeye ilişkin bilgileri içerir. Ödeme koşulları, siparişin tam olarak ödendiğini belirten bir nottan, net 90 teslimatla geldiğine ve alıcının 90 gün ödemesine izin verdiği notuna kadar değişebilir. Maddeleri almak için bir adreste fiziksel olarak birisinin bulunması gibi özel talimatlar varsa, bunlar sipariş makbuzunda da olacaktır.
Çevrimiçi alışveriş sepeti ve ödeme sistemleri, genellikle sipariş verilir ve onaylanır onaylanmaz bir e-posta gönderebilen bir sipariş makbuzu üreteci ile birlikte gelir. Alıcı, gözden geçirilmek üzere e-postayı alır ve öğeler geri sipariş edilmemişse veya henüz serbest bırakılmamışsa, değişiklik yapmak için genellikle dar bir zaman aralığı vardır. Bu tür otomatik siparişler, müşteri iletişim bilgileri için bir e-posta adresi sağlarsa, telefon veya faks siparişleriyle de e-postayla gönderilebilir.
Hataları kontrol etmek için bir sipariş fişini dikkatlice incelemek önemlidir. Herhangi bir sorun varsa, göndericiye derhal bildirilmeli, böylece gerekli değişiklikler yapılabilir. Ayrıca iadeler, şikayetler ve işlem sırasında ortaya çıkabilecek diğer sorunlar için süreci tanımak için hüküm ve koşulları gözden geçirmeniz önerilir.
