Harcama maliyeti, bir bireyin veya bir işletmenin belirli bir projeye harcadığı paranın toplamıdır. Toplam maliyet, hem masraf hem de fırsat maliyetinden oluşur. Birincisi, çeşitli doğrudan masraf türlerini açıklarken, ikincisi, bir bireyin veya bir işletmenin belirli bir projeye başlamanın sonucu olarak maruz kalabileceği dolaylı finansal zararlardan meydana gelir.
Birçok durumda, harcama maliyeti, bir projenin başlangıcında yapılan önceden ödenmiş bir giderdir. Birisi yeni bir evin satın alımını finanse ettiğinde, borç veren tipik olarak ev sahibinden satın alma sırasında depozito olarak bilinen bir ana ödeme yapmasını ister. Bu ödeme, önceden ödenmiş maliyete bir örnektir. Alım yapmak için nakit tasarruf kullanıldığında, birçok ülkedeki muhasebe kanunları, alıcının işlemi sermaye harcaması olarak kaydetmesini gerektirir.
Ön ödemelerin yanı sıra, masraflar henüz gerçekleşmemiş olsa bile muhasebe defterlerine kaydedilebilir. Bir satın alım finanse edildiğinde, alıcının borç verene ödediği devam eden anapara ve faiz ödemeleri, harcama maliyetine bir örnektir. Bölgesel muhasebe yasalarına bağlı olarak, bir borçlunun, öngörülen finansman maliyetlerini, birkaç yıldan fazla bölünmüş olsalar bile, bir genel muhasebe defterinde borçlar olarak listelemesi gerekebilir.
Satın alma ödemelerine ek olarak, masraflar aynı zamanda onarım ve bakım masraflarını da içerebilir. Bir işletme bir fotokopi makinesi satın aldığında, açık harcama makineyi satın alma maliyetini karşılar ancak işletme makineyi korumak için bir müteahhit kiralamadıkça makine düzgün çalışmayabilir. Yüklenicinin ücreti ve yedek parçaları, makineyi satın alan firmanın bir sonucu olarak ortaya çıkan masraflardır. Ek olarak, bir fotokopi makinesi mürekkep ve kağıt olmadan da çalışmayacaktır, bu da bu malzemelerin satın alınmasının maliyetin bir diğer harcama gideri örneği olduğu anlamına gelir.
Harcama masrafları olarak sınıflandırılamayan masraflar normal olarak fırsat masrafları olarak kaydedilir. Bir işletme sahibi bir fotokopi makinesi almaya karar verdiğinde, böylece şirket duyuruları basılabilir ve çalışanlara verilebilir ve bu durumda bariz harcama maliyetinin yanı sıra, işletme sahibi de bir fırsat maliyeti doğmuş olabilir. İşletme sahibi, bildirimlerin kağıda yazdırılmak yerine elektronik olarak gönderilebilmesi için bir e-posta yazılımı satın almayı seçmişse, şirket uzun vadeli kağıt ve mürekkep satın alma maliyetinden kaçınacaktır. Bu nedenle, harcama maliyetleri maddi giderlerdir, ancak işletme maliyetleri genellikle gelir elde etme veya maliyetleri düşürme fırsatlarını içerir.
