Otomatik muhasebe, muhasebe yazılımı yardımıyla güncel muhasebe kayıtlarının tutulmasına yönelik bir yaklaşımdır. Bu türden ticari yazılımlar genellikle alacak ve borçların kolay çapraz kayıtlanmasına izin verecek şekilde yapılandırılır ve muhasebe kayıtlarının genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olmasını sağlamak için birden fazla kayıt girme ihtiyacını ortadan kaldırır. Daha popüler olan otomatik muhasebe sistemlerinin çoğu, yazılımı satın alan şirketin gereksinimlerine uyacak şekilde uyarlanabilir, böylece yazılım paketinde yer alan standart rapor biçimlerinin yanı sıra özelleştirilmiş raporlar oluşturmayı mümkün kılabilir.
Otomatik muhasebe işlemi, kredi ve borç gönderirken çok zaman kazandırabilir. Daha geleneksel yöntemlerde olduğu gibi, farklı kitaplara giriş yapmak zorunda kalmak yerine, çoğu muhasebe yazılımı paketi, işlemin bir sayfada bir sayfada manuel olarak girilmesine izin verecek şekilde yapılandırılmıştır. Oradan, yazılım işlemi otomatik olarak yazılım paketindeki diğer tüm ilgili kayıtlarla ilişkilendirir. İşlem girildikten sonra veriler, o girişin tarihini kapsayacak şekilde yapılandırılmış herhangi bir rapora dahil edilecektir.
Verileri otomatik bir muhasebe sistemine manuel olarak girme sürecini basitleştirmenin yanı sıra, birçok muhasebe yazılımı paketi, kredi kartı ve banka hesaplarına bağlanabilir. Yazılımın içinde yer alan arayüzü kullanarak, satıcılara ödemeler yapılabilir ve muhasebe kayıtları içindeki uygun satıcı hesabı ve fatura numarasına otomatik olarak uygulanabilir. Aynı zamanda, müşteriler bu müşterilere dağıtılan tüm elektronik faturalarla sistemin içerdiği bağlantılar yoluyla çevrimiçi bir ödemeyi havale edebilirler. Ödeme yapmak için kullanılan bağlantıyı kullanarak, yazılım ödemeyi otomatik olarak alır, doğru müşteri hesabına ve fatura numarasına gönderir, sonra ödemeyi son kullanıcı tarafından belirtilen banka hesabına yönlendirir.
Bugün, otomatik muhasebe çoğu kurumsal kaynak planlamasının veya ERP stratejilerinin temel bir bileşeni olarak kabul edilir. Güvenli özellikler ve zaman tasarrufu, muhasebe ekibinin verimliliğini büyük ölçüde artırabilir. Ek olarak, muhasebe yazılımı müşterilere elektronik faturaların üretilmesine ve dağıtılmasına olanak sağlayan özellikler içermektedir. Bu özellikleri kullanmak, müşterinin ödemeyi onaylayabilmesi ve çeki daha kısa sürede postayla gönderebilmesi ya da elektronik ödeme gönderme seçeneğini kullanması nedeniyle kısa sürede ödemeleri almayı mümkün kılar. Her iki senaryoda da şirket, kısa bir süre içinde alacaklarında alacakların artmasından faydalanmakta ve günlük işlemlerini yönetmek için şirkete daha fazla paraya erişim sağlamaktadır.
