Nakit kontrolü, alınan tüm ödemelerin yanı sıra gerçekleşen nakit ödemelerin tam yapısını ve doğru kaydını doğrulamak için kullanılan bir işlemdir. Sorumlu bir finansal muhasebenin geniş bir ilkesi olarak, bu işlem mal ve hizmetlerin alındığı ve satıldığı her ortamda gerçekleştirilir. Bu nedenle, işletmeler, kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve hane halkı temel prensipleri kullanır.
Nakit kontrolünü tam olarak anlamak için, finansal muhasebe söz konusu olduğunda, nakit ile ne kastedildiğini anlamak yararlı olacaktır. Para ve madeni paraya atıfta bulunmakla birlikte, bu terimin aynı zamanda para emirleri, kredi kartı makbuzları ve çekler gibi finansal döviz biçimlerini de içerdiği anlaşılmaktadır. Temel olarak, hemen sabit bir değer için müzakere edilebilecek her türlü finansal borsa nitelendirilir.
Nakit kontrolü, tüm bu tür finansal araçların, hem nakit hem de nakit ödemeyi hesaba katan doğru bir izleme sistemi sağlayarak yetkin bir şekilde yönetilmesi anlamına gelir. Bu süreci tasarlamak gerçekten zor değildir ve prosedürün evde mi yoksa bir ofiste mi yoksa iş ortamında mı kullanıldığına bakılmaksızın, sürece dahil edilecek birkaç temel unsur vardır.
İlk olarak, nakit ile ilgili tüm işlemler hemen belgelenmeli ve kaydedilmelidir. Kazanç ve masrafların, alındıklarında veya ödendiklerinden ziyade yapıldıkları zaman kaydedildikleri tahakkuk eden muhasebe yöntemi kullanılmaz. Her bir nakit makbuz alımı sırasında kaydedilirken, her ödeme ödemenin yapıldığı tarihte girilir. Bu dokümantasyon modu sadece gerekli verileri kaydeden bazı temel şablonlar gerektirir. Ev için, bir çek hesabı, evin iyiliği için ortak bir hesaba yatırılan tüm parayı izlemek için kullanılabilir ve çek defteri kaydı, gelen ve giden işlemleri izleyen temel belge olarak işlev görebilir.
Daha sonra, sağlam prosedürler, iki amaca hizmet eden ve paraya erişimi olan çok sayıda fakat sınırlı sayıda birey olmasını gerektirir. Birincisi, nakit para yönetimi için insanlar sorumlu tutulabilir. İkincisi, süreci en az iki kişinin denetlemesi, bir kişinin bir sebepten dolayı kullanılamamasına rağmen, önemli işlemlerin herhangi bir zamanda gerçekleşmesini sağlamaya yardımcı olur.
Nakit kontrolü ayrıca görevle ilgili belgelerin nakdin fiziki konumundan ayrı tutulmasını talep eder. Başka bir deyişle, nakit işlemlerin kaydedilmesinde kullanılan muhasebe defteri para, para emirleri ve çeklerle güvende tutulmamalıdır. Bu basit önlem, eldeki nakit parayla ilgili fiziksel kanıtları değiştirme görevinin daha zor olmasını sağlamaya yardımcı olur ve bu nedenle hırsızlık olasılığını en aza indirir.
