Bağış muhasebesi, kar amacı gütmeyen bir kuruluşun bağışçı tarafından kısıtlanan yatırım fonlarını içeren finansal işlemleri izleme, sınıflandırma ve kaydetme işlemidir. Genelde, normal finansal muhasebe ile aynı standartları ve süreçleri kullanır, ancak bunları defterlerde nasıl kullanıldığını ve taşınmasını etkileyen belirli kısıtlamaları olan varlıklara uygular. Bağış muhasebesindeki en önemli görev, bağışçı tarafından kısıtlanan fonların, bağış yapıldıktan sonra ne kadar zaman geçtiğine bakılmaksızın bağışçının ifade ettiği isteklerine göre kullanılmaya devam etmesini sağlamaktır.
Bazı kar amacı gütmeyen kuruluş türleri, vericinin belirli bir amaç için kısıtladığı bağışları kabul eder. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların özel statüsünü tanıyan çoğu yargı alanı yasal olarak bağışçıların kuruluşa bir hediyenin nasıl kullanılması gerektiğini belirlemelerine izin verir. Kâr amacı gütmeyen kuruluş, bağışın belirli bir şekilde kullanılması sözleşmesini ihlal ederse, bağışçı hediyenin iadesini talep edebilir.
Kolejler, üniversiteler, kültürel kurumlar ve dini kuruluşlar bağışçı tarafından kısıtlanan bazı hediyeleri bağış fonu adı verilen hesaba yerleştirir. Ortak bağış fonları türleri burs fonları, akademik başkanlar, inşaat fonları ve genel yatırım fonlarıdır. Bazı bağışlar, kurumun burs fonu gibi fon tükenene kadar müdürü belirli bir şekilde kullanmasına izin verir. Diğer bağış fonu türleri, kurumun müdürü harcamasına izin vermez. Bunun yerine, kurumun bağışlara yatırım yapmasına ve faizi işletme giderleri veya izin verilen herhangi bir amaç için kullanmasına izin verilir.
Her bağışın kurumun izlemesi gereken bir kısıtlama ile gelmesi, bağış muhasebesinin fonların doğru kullanılmasını sağlamak için özel prosedürler dahil etmesi gerektiği anlamına gelir. Genel kabul görmüş muhasebe standartları, kurumların bağış fonlarını kalıcı olarak kısıtlanmış varlıklara ve geçici olarak kısıtlanmış varlıklara ayırmalarını gerektirir. Kalıcı olarak kısıtlanan varlıklar, anapara harcanmasına izin vermeyen hediyelerdir. Geçici olarak kısıtlanan varlıkların ya kısıtlamada bir zaman sınırı vardır ya da kurumun anaparayı bir noktada kullanmasına izin verir.
Bağış muhasebesinin bir başka özelliği de, pek çok kar amacı gütmeyen kuruluşun devlet vergisinden muaf olmasıdır. Bir muhasebe sistemindeki bağış varlıklarının izlenmesi süreci, varlığın vergi yasasının izin verdiği amaçlar için varlıkların ve gelirlerin kullanımını kanıtlamalıdır. Bağış fonlarının yanlış kullanılması, kurumun kar amacı gütmeyen durumunu tehlikeye atabilir, ancak bir bağış muhasebe sistemini uygun şekilde yönetememek yasal ve vergi yükümlülüğü ile sonuçlanabilir.
