Fon muhasebesi, kar üretimini takip etmekten çok hesap verebilirliğe odaklanan bir tür muhasebe stratejisidir. Bu özel muhasebe yaklaşımı, kar amacı gütmeyen kuruluşlar veya devlet daireleri ve komisyonları gibi karlılığa odaklanmayan kuruluşlar tarafından sıklıkla kullanılır. Bu yöntemin temel özelliklerinden biri, işletmeye giren herhangi bir fonun akışını ve kullanımını belgeleyen, ancak karları izlemeye vurgu yapmadan çoklu genel muhasebe defteri kullanımıdır.
Fon muhasebesinin genel işlevi paranın nerede harcandığını göstermekle ilgilidir. Bu vurgu, kar için faaliyet gösteren işletmelerde olduğu gibi, tek bir genel deftere yansıtılan kendi kendini dengeleyen hesaplardan ziyade birkaç genel defterin bakımının bir nedenidir. Defterlerin her biri, kar amacı gütmeyen kuruluş tarafından işletilen belirli bir proje veya fonla ilişkili faaliyetlerle ilgili olarak kaynakların alınmasını ve ödenmesini izler. Muhasebe amaçları doğrultusunda, her bir defter veya fon, fondaki mevcut dengeyi destekleyen ayrıntılı raporlar ile birlikte kendi içinde mutabakata varılmalıdır. Farklı fonlarla ilgili tüm raporlar, organizasyon üyelerinin yanı sıra yöneticileri tarafından sunulan kümülatif bir rapor için destekleyici detay olarak kullanılır.
Fon muhasebesiyle, bağışlardan veya bağışlardan elde edilen bağışlar veya fonlar doğrudan katkıda bulunan tarafından belirlenen defter veya fona kaydedilir. Orada, söz konusu projeyle ilgili herhangi bir harcama bakiyeden düşülür. Bu düzenleme, kar amacı gütmeyen kuruluşun, faaliyetlerini bileşenlerine ve kar amacı gütmeyen kuruluşun faaliyetlerini denetlemekten sorumlu olan herhangi bir devlet kurumuna rapor vermesini çok kolaylaştırmaktadır.
Raporların birden fazla devlet kurumuna gönderilmesi gerektiğinde fon muhasebesi yaklaşımı çok etkili olabilir. Örneğin, yerel olarak işletilen bir hayır kurumu, kapalı yemeklere yemek sağlamak için tahsis edilmiş bir bağış, evsizler barınağını desteklemek için cömert bir bağış ve okul sonrası bir programın çalıştırılması için bir bağış alırsa, bu projelerin her birinin düşmesi muhtemeldir. farklı bir devlet kurumunun yetkisi içine. Her proje için bir defter oluşturarak ve koruyarak, her izleme kurumuna her bir programı desteklemek için alınan para ile yapılanların bir muhasebesini vermek her zaman mümkündür. Fon muhasebesi kullanımıyla, yerel yardım kuruluşu faaliyet göstermesine izin veren düzenlemelere uygun olarak kalır ve alınan fonların belirtilen şekilde kullanıldığını gösterebilir.
