Stok muhasebesi, bir şirketin içindeki ve dışındaki stok hareketlerini takip etme işlemidir. Hem stok yönetimi lojistiğini hem de ilgili finansal muhasebeyi kapsar. Finansal bağlamda, çoğu ülkede envanter muhasebesinin nasıl yapılması ve şirket hesaplarında listelenmesi gerektiği konusunda özel kurallar vardır.
Prensip olarak envanter muhasebesi, bir şirketin ne kadar hisse senedine ve toplam değerine ilişkin kayıtları tutmak anlamına gelir. Uygulamada, çoğu şirket birden fazla depoda birden fazla ürün grubuna sahip olduğundan, bu daha karmaşık olabilir. Ayrıca, bir imalat şirketinin bir son ürün üretmek için birden fazla adım attığı karışıklık ve karmaşıklık potansiyeli de vardır. Örneğin, bir otomobilde, motor, şasi ve ön cam gibi parçalar kullanılmayan parçalar olarak veya tamamlanmış fakat satılmamış bir araba şeklinde bulunabilir. Şirket ayrıca, özel bir siparişi yerine getirmek için daha sonra "tamamlanmış" bir arabaya eklenebilecek stereo sistemler gibi başka parçalara da sahip olabilir.
Stok muhasebesinde özellikle önemli olan bir husus, satınalma bileşenlerinin veya stokların fiyatının zaman içinde değişebileceğidir. Örneğin, bir şirket, bir aşamada, tedarikçiden alınan fiyat artışından sonra satın alındıkça, 0.10 $ (USD) tutarında 100 nakliye kutusu ve 0.12 $ maliyetinde başka 100 nakliye kutusu alabilir. Bu kutuların aynı olduğunu farz edersek, kutular kullanıldığında ve bir müşteriye gönderildiğinde potansiyel bir karışıklık olacaktır ve şirket kutuların değerini stok toplamından düşmek zorundadır.
Bu soruna iki temel yaklaşım vardır. Biri İlk Giren İlk Çıkış veya FIFO olarak bilinir. Bu, envanterden gönderilen her birimin envantere giren en eski birim olduğu varsayılarak çalışır. Yukarıdaki örnekte, şirkete 0,10 dolar mal olacak bir kutu olacaktır.
Ana alternatif sistem Last In First Out veya LIFO'dur. Bu, envanterden gönderilen her birimin envantere giren son kişi olduğu varsayılarak çalışır. Yukarıdaki örnekte, şirkete 0.12 $ mal olan bir kutu olacaktır. Aslında hangi kutunun fiziksel olarak gönderildiğinin, muhasebe açısından bir önemi olmadığını belirtmek önemlidir.
Verilen örnekte, LIFO kullanan bir şirket, gönderdiği her kutu için daha fazla para düşerek envanterinin kağıt değerini düşürür. Enflasyonun etkilerinden dolayı çoğu durumda durum bu olacaktır. Çoğu durumda, bir şirketin envanterinin kağıt değeri, finansal hesaplardaki gelirine sayılır ve böylece şirketin vergi yükümlülüklerini etkiler. Birçok ABD firması bunun sonucunda LIFO sistemini kullanıyor ve vergi ödemelerini düşürüyor. Bazı ülkeler, şirketlerin hem vergi gelirlerini arttırmak hem de farklı şirketler arasında daha kolay karşılaştırma yapabilmek için FIFO kullanmasını gerekli kılmaktadır.
