Bordro muhasebesi, tüm işletmelerde meydana gelen ve bir şirketin maaş bordrosu bilgilerinin finansal yönetimine odaklanan bir süreçtir. Muhasebeciler çalışanların maaşlarına, ikramiyelerine ve komisyonlarına ilişkin bilgileri kaydedecektir; Muhasebeciler ayrıca, bu bilgi ile ilgili vergileri genel muhasebe defterine kaydedecek ve raporlayacaklardır. Bordro memurları ve yöneticileri bu bilgilerin muhasebeleştirilmesinden ve ayrıca doğru istihdam kayıtlarının gösterilmesi için yasal gereklilikleri yerine getirmek için gerekli evrakların korunmasından sorumludur. Bordro muhasebesi çoğu zaman normal muhasebe bürosundan ayrıdır; çünkü bilgiler çok duyarlıdır ve birden fazla çalışan tarafından görüntülenemez.
Şirketler genellikle çalışanları işe almak için tüm yasal gereklilikleri karşılayan bir maaş bordrosuna sahip olacaktır. Arka plan kontrolleri, uyuşturucu testleri, iş sözleşmeleri, menfaat sözleşmeleri, ücret imtiyazları ve diğer bilgiler ile ilgili bilgiler genellikle belirli insan kaynakları yasalarına tabi olacaktır. Doğru istihdam kayıtlarının tutulmaması, para cezalarına veya yasa ve yönetmeliklere uyulmaması nedeniyle diğer cezalara neden olabilir. Bazı şirketler, insan kaynakları bürosundaki bordro muhasebe işlemlerini denetlemek için muhasebecileri kullanabilir. Bu denetim, şirkette mevcut insan kaynakları hukuku ihlallerinin bulunmamasını sağlar.
Bordro rakamlarını kaydetmek için girişler oldukça basittir. Günümüzün teknolojik ortamında, girişlerin çoğu şirketin muhasebe yazılımı paketindeki önceden programlanmış yönergeleri kullanarak gerçek zamanlı olarak gerçekleşmektedir. Maaş bordrosu muhasebe bölümündeki muhasebeciler daha sonra otomatik işlem sırasında hata oluşmamasını sağlamak için girişleri inceleyeceklerdir. Temel girdi, her bir çalışanın maaşları ve maaşları ve ödenecek kredi bordroları için borç giderini borçlandırır. Şirketin belirli bordro gruplarını tanımlayan ayrı hesapları olabilir. Ödedikten sonra, sistem ödenecek bordro ve kredi nakdi borcunu alacaktır. Bu girişler - borçlar ve krediler açısından - bordro vergisi hesapları için de aynıdır.
Bordro muhasebesi genellikle şirketlerin belirli devlet kurumuna tarifeli olarak maaş bordrosu vergisi ödemelerini gerektirir. Muhasebecilerin uygun formları doldurmaları ve genellikle bu çeyreklik bazda bu vergiler için kurumu kontrol etmeleri gerekecek. Daha büyük devlet kurumları, bu parayı gerektiği gibi çevrimiçi olarak aktarmak için çevrimiçi bir emanet sistemine sahip olabilir. Muhasebecilerin, hesaba gönderilen tüm paranın uygun acenteye gideceğinden emin olmak için bu hesapları uzlaştırması gerekecektir. Borç veya alacak bakiyelerinin asılması, bordro muhasebe sisteminde dahili olarak bir sorun olduğunu gösterir. Muhasebecilerin daha sonra bu sorunu düzeltmek için stopaj rakamları veya yüzdelerini ayarlamaları gerekecektir.
