Muhasebe döngüsü her zaman iyi muhasebe uygulamalarında takip edilen bir dizi adımdır. Bu adımlar, ilk önce işlemler hakkında veri toplanmasından hesapların tamamlandığı noktaya kadar olan süreci kapsamaktadır. Muhasebe döngüsü bu nedenle her raporlama döneminde bir kere meydana gelir, hesapların üretildiği aralık bu olur. Raporlama süresinin uzunluğu, büyük bir firma için az işlem yapan serbest çalışan bir kişi için bir yıla kadar bir hafta kadar az olabilir. Muhasebe döngüsü, genel prensipler bilgisayarlı muhasebe yöntemleri tarafından kapsanmasına rağmen, en çok defter tutma olarak bilinen manuel muhasebe için geçerlidir.
Muhasebe döngüsündeki adımların sayısı, nasıl bozulduğuna bağlıdır. Bu açıklamada dokuz adım vardır. Birinci adım, bir mağazadaki till register veya çalışan bordro gibi işlemler için verileri toplamaktır. Bunlar genellikle şirketin muhasebe sistemi tarafından belirlenen kategorilere ayrılır. Bu kategoriler örneğin farklı mağazaları veya farklı ürün tiplerini kapsayabilir.
İkinci adım, verilerin genellikle genel dergi veya orijinal giriş kitabı olarak bilinen, çalışan bir kayda eklenmesini içeren günlüklemedir. Üçüncü adım, genel muhasebe defteri adıyla bilinen tüm raporlama dönemi boyunca rakamların toplanmasını içerir. Dördüncü adım, dengelenmemiş bir deneme dengesi olarak bilinen şeyi üretmektir. Bu, basitçe, gelirler ve varlıklar gibi tüm kredi bakiyelerinin toplamının, giderler ve borçlar gibi tüm borç bakiyelerinin toplamına eşittir. Toplamlar eşit değilse, süreçte bir yanlışlık yapıldığının ve tanımlanması ve düzeltilmesi gerektiğinin bir işaretidir.
Beşinci adım, kazanılmış veya yapılmış, ancak henüz kaydedilmemiş gelir veya giderleri içeren dönem sonu düzeltmelerinin not edilmesidir. Altıncı adım, işlemi dördüncü adımdan itibaren tekrarlayan, ancak dönem sonu ayarlamalarını içeren düzeltilmiş deneme bakiyesidir. Yine, kredi bakiyeleri borç bakiyeleriyle eşit olmalıdır.
Yedi adım, altıncı adımla onaylanan rakamları kullanarak finansal tablolar hazırlamaktır. Sekizinci adım, örneğin nakit bakiyesine ek olarak, toplam kar veya zarar rakamını şirketin kayıtlı varlıklarına eklemektir. Bu, raporlama dönemindeki işlemlerden elde edilen paranın tamamen "muhasebeleştirildiği" anlamına gelir ve bir sonraki dönemde işlemlerin rakamlarında görünmez. Bu işlem hesapları kapatma olarak bilinir. Dokuzuncu adım, sekizinci adımda yapılan değişikliklerin doğru olup olmadığını kontrol etmektir.
