İki ana muhasebe yöntemi vardır: nakit taban ve tahakkuk esas. Nakit esaslı yöntem kullanılarak gelir ve giderler, ne zaman kazanıldığına veya borcun ne olduğuna bakılmaksızın, borsaların el değiştirdiği zamanlarda kaydedilir. Tahakkuk esasına göre, gelir ve borç, ne zaman ödendiğine bakılmaksızın, kazanıldığı veya gerçekleştiği zamanda kaydedilir. Bazı küçük işletmeler iki yöntemi birleştiren karma bir form da kullanabilir.
Çoğu serbest meslek sahibi ve kayıtsız küçük işletme, sadeliği nedeniyle nakit tabanını kullanır. Bir müteahhit 20 Aralık'ta bir işi bitirir ancak 20 Ocak'a kadar ücret almazsa, geliri Ocak ayında da içerir. Bilanço ve vergi beyannamesi hazırlamak nispeten basittir, çünkü yılın karını veya zararını belirlemek için para yatırmalarına ve ödenen faturalarına bakması gerekir. Biri ona borçlu olduğu şeyi ödemiyorsa, gelecek yılın bilançosunu kötü bir borç indirimi ile ayarlamak zorunda değildir, çünkü hesaplarına kendisine borçlu olduğu parayı hiçbir zaman dahil etmemiştir. Bu yöntem aylık harcamaların ve karlılığın kesin bir resmini vermese de, bir kişinin her zaman ne kadar nakit para kazandığını tam olarak bilmesini sağlar.
Tahakkuk yöntemi biraz daha zor olabilir, ancak genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri, tüm şirketlerin tahakkuk yöntemini kullanmalarını gerektirmektedir. Giderler ve gelirler oluştukları veya kazanıldığı tarihte kaydedilir. Örneğin, bir inşaat projesi için kereste Temmuz ayında teslim edilirse, fatura Ağustos ayına veya daha sonraya kadar ödenmese bile, Temmuz ayında gider kaydedilir. Proje Aralık ayında tamamlanırsa ancak sözleşmenin şartları müşterinin 30 gün boyunca ödemeyi geciktirmesine izin veriyorsa, projeden elde edilen gelir Aralık ayında sayılır ve şirketin takvim yılını kullanması şartıyla bu yılın vergi iadesine dahil edilir mali yılı olarak.
Üç ayda bir ödenebilecek diğer borçlar, tahakkuk esasına göre, sadece borç ödendiğinde değil, tahakkuk esasına göre her bir aylık borç hesabına tahsis edilir. Örneğin, bir şirket mülk sigortası için yıllık 1200 ABD Doları (USD) prim ödüyorsa, sigorta için her ay 100 ABD Doları harcama kaydeden bir hesap açılacaktır. Bu şekilde tahakkuk esasına göre, aylık işletme giderlerinin nakit yönteme göre çok daha doğru bir resim gösterme avantajı vardır. Tahakkuk muhasebesine dayanan yıllık kar ve zarar tablosu ayrıca kuruluşun genel kârlılığını daha doğru bir şekilde ortaya koyar.
Herhangi bir muhasebe yönteminin bazı dezavantajları vardır ve tahakkuk yöntemi de farklı değildir. Bir şirket kağıt üzerinde çok iyi görünebilir, ancak özellikle müşteriler artık faturalarını zamanında ödemiyorsa borçlarında nakit olarak fakir ve geride kalabilir. Tahakkuk yöntemi, tüm hesapların iyi durumda olduğunu varsayar, ancak bir müşteri suçluysa veya temerrüde düşerse, şirket borçlarını da ödeyemeyebilir. Bir müşterinin borcunda temerrüde düşmesi durumunda, şirket kayıtları düzeltmek ve daha önce hiç alınmamış gelirler üzerinden ödenen vergileri telafi etmek için kötü borç indirimini hesaplamalı ve kaydetmelidir.
