Bağlı ortaklık ve genel muhasebe hesapları arasındaki fark işlevseldir. Bir şirketin genel defteri muhasebe sistemini oluşturan en üst düzey hesapların kitabıdır. İştirak defteri defteri, genel muhasebe hesabının bir alt hesabıdır. Genel muhasebe defterleri, ana kalem işlemlerini ana hesap kategorilerinde kaydeder. Yardımcı defterler, bu kalemlerden birinin ayrıntılarını sağlar ve o kalem için belirli olan işlemleri izleyebilecek öğe için ayrı bir mini hesap oluşturur.
Tüm işletmelerin devlet kurumları tarafından bir muhasebe sistemi tutmaları gerekmektedir. Küçük işletmeler, defterleri tutar, böylece vergi otoriteleri periyodik olarak satış, istihdam ve gelir vergileri toplayabilir. Başlıca kamu kuruluşları bu sorumluluklara sahiptir ve şirketin menkul kıymetlerini yatırımcılara rapor etmek için bir defter tutma sistemini sürdürmeleri için devlet menkul kıymetleri düzenleyicileri tarafından talep edilmektedir. Halka açık olmayan işletmeler, gelir ve giderleri doğru bir şekilde yansıtan her türlü muhasebe sistemini teknik olarak koruyabilseler de çoğu, sistemlerini kamu kurumları tarafından belirlenen standartlara uyarlar. Kamu kuruluşları, uluslararası ve ulusal muhasebe standartları inceleme kurulları tarafından belirlenen standartlara uygun bir çift girişli defter tutma sistemi kullanmaktadır.
Çift girişli defter tutma, yedi hesap türünü izleyen bir sistemdir:
- varlıklar
- yükümlülükler
- gelir
- masraflar
- kazançlar
- kayıplar
- malvarlığı
Bu hesaplara toplu olarak genel muhasebe defteri adı verilir. Genel muhasebe, yedi hesap kategorisine giren genel hesapları tutar. Örneğin, işletmelerin sabit varlıklar, cari varlıklar, cari borçlar, uzun vadeli borçlar, satış geliri ve idari giderler için genel muhasebe hesapları vardır. Bu hesaplara mahsuplık borç ve alacak senetleri kullanılarak giriş yapılır.
Genel muhasebe hesapları, alt bileşenleri içerebilen en üst düzey hesaplar olduğundan, iştiraki defterler, bir hesap satır öğesinde doğrulayıcı ayrıntıları sağlamak için kullanılır. Bağlı ortaklık ve genel muhasebe hesaplarının bağımlı bir ilişkisi vardır, ancak bir kişinin iki hesap türünü yönetme ve bilgileri girme şekli aynıdır. Bağlı ortaklık ve genel muhasebe hesapları arasındaki fark, hesapların kullanım biçiminde yatmaktadır.
Örneğin, bir toptancı genellikle satışlar için bir gelir hesabını tutar. Bu hesap, en üst düzey bir genel muhasebe hesabıdır, çünkü tüm satış bilgilerini dönemsel olarak toplar. Bununla birlikte, toptancı muhtemelen satış rakamlarını oluşturan müşteri hesaplarına sahiptir ve her müşteriyi, yıl boyunca her bir müşterinin toplam satış miktarını içeren ayrı bir satıra yerleştirerek genel muhasebe defterinde listelenebilir. Muhasebe sisteminde, genel muhasebe satış hesabında her bir müşteri için kendisine bağlı yardımcı defterler bulunabilir. Bu müşteriye özgü bireysel işlemler, genel muhasebe defterine kaydedilen toplam tutarın bir detayı olarak müşterinin bağlı defter hesabına kaydedilecektir.
Bağlı ortaklık ve genel muhasebe hesapları birbirini kontrol eder ve dengeler. İştirak defteri defter detaylarının genel muhasebe satırına denetim hesabı denir. İştirak defterindeki işlemlerin toplamı, genel muhasebe hesabındaki ilgili satırdaki tutarın eşit olması ve böylece hesapların dengede kalması gerekir.
