Bir fatura ile makbuz arasındaki en büyük fark, satın alma sürecinde her bir belge türünün sunulmasından ve bu belgelerin amacından kaynaklanmaktadır. Genellikle bir ürün veya hizmetin satıcısı tarafından, o ürünü alan kişiye veya şirkete genellikle bu madde transfer edildikten sonra ödeme yapmadan fatura verilir. Öte yandan, satıcı tarafından madde ödendikten sonra alıcıya bir makbuz verilir. Hem fatura hem de makbuz satıcı tarafından düzenlenirken, fatura ödeme talebidir, makbuz ödeme kaydıdır.
Bir fatura ve makbuz, tipik olarak, bir ürünün satıcısı tarafından veya bir ürünün alıcısı için bir hizmettir, ancak her belge farklı bir amaç için tasarlanmıştır. Faturalar, bir satıcı tarafından alıcıya sağlanan ürünleri veya hizmetleri belgelemek ve daha sonra bu ürün için ödeme talep etmek için kullanılır. Bu genellikle sipariş edilen ürünün teslimatı sırasında verilir, ancak bir sipariş verildikten sonra ancak teslimattan önce bir fatura da verilebilir.
Makbuz satıcı tarafından bir ürün için ödeme yapıldıktan sonra bir öğenin alıcısına verilir. Etkili bir şekilde alıcı için satın alma kanıtı olarak hareket eder, böylece bir ürünün veya hizmetin yasal olarak satın alındığını gösterebilir. Bu, alıcı tarafından çeşitli ürünler için alınan ödemeleri takip etmek için de kullanılabilir. Hem fatura hem de makbuz, alıcının ve satıcının bu döngüde nerede olduklarını takip etmelerine yardımcı olmak için bir satın alma döngüsünün bir parçası olarak kullanılabilir.
Bir faturanın ve bir makbuzun satın alma sürecinin zaman çizelgesinde verildiği bu fark dikkat çekicidir. Bir faturanın önemi, ödemeden önce satışları belgelemek için faturaların kullanılmasına, satıcıların giden ürünleri izlemelerine ve alıcılara hangi ürün veya hizmetlerin geldiğini göstermelerine izin verilmesine dayanır. Bu, satın alma sürecinin her iki tarafında envanterin doğru şekilde izlenmesi ve alıcıların beklemedeki ödemeleri takip etmesi için önemlidir. Diğer taraftan, makbuzlar alıcıların yapılan ödemeleri izlemelerine ve hangi faturaların ödendiğini ve hangilerinin hala beklemede olduğunu izlemelerini kolaylaştırmayı sağlar.
