Nakit muhasebesi ve tahakkuk muhasebesi , doğru muhasebe kayıtlarının tutulmasında benzer iki yöntemdir. İki yaklaşım ortak yönleri paylaşsa da, her yöntemi diğerinden ayıran iki önemli fark vardır. Esasen, nakit muhasebe ve tahakkuk eden muhasebe arasındaki fark, defter tutma sürecinde borç ve kredilerin uygulanma biçimine bağlı olarak artmaktadır.
Farkı anlamak için, öncelikle her tür muhasebe işleminin tanımlanması gerekir. Nakit esaslı muhasebe olarak da bilinen nakit muhasebe, gerçekte alındığı zaman gelirin tanınmasına olanak tanır. Bu, fatura geliri gerçekten el altında olana kadar faturalanmış gelirin bir varlık olarak sayılmadığı anlamına gelir. Aynı yaklaşım borçlar için de geçerlidir, çünkü yapılan harcamalar ödenene kadar kaydedilmez.
Buna karşılık, tahakkuk eden muhasebe, kazanıldığı zaman geliri tanır. Mal veya hizmet faturalandırıldıkça faturalar kaydedilir ve varlık olarak sayılır. Herhangi bir nedenden ötürü faturanın gerçeğe uygun değeri ödenene kadar bu durumda kalırlar. Benzer şekilde, masraflar oluştukları sırada da kaydedilmektedir veya bu masraflar için bir fatura alınmakta ve masraflar ödenene kadar açık kalmaktadır.
Günümüzde çoğu orta seviye ve büyük işletme, nakit muhasebe yerine tahakkuk esasına dayanmaktadır. Bunu yapmak, bir işletmenin bir bakışta ne kadar nakit elinde olduğunu, şu anda ödenmemiş faturalarda ne kadar beklemekte olduğunu ve hangi cari harcamaların ödenmeyi beklediğini belirlemesini sağlar. Aynı zamanda, birçok kişi, ev bütçesi için bir nakit muhasebe yaklaşımı ile gitme eğilimindedir, alındıklarında gelir kaydı yapma eğilimindedir ve gerçekte gönderildiklerinde giderler için ödeme yapma eğilimindedir.
Küçük işletmeler bazen, bazen küçük bir işletmeye satışa sunulan veya başka bir tüzel kişilikle birleştirilen başka bir işletme tarafından yaklaştığı zaman meseleleri zorlaştırabilecek olan nakit muhasebe yaklaşımını kullanmaktadır. Bu nedenle, bir yöntem kullanılmıyorsa diğerinin kullanımda olduğunu varsaymamak her zaman iyi bir fikirdir. Kullanılan yöntemi doğrulamak için zaman ayırmak, yol boyunca çok fazla karışıklığı ve yanlış iletişimi ortadan kaldıracaktır.
