Bir vaka raporu formu, klinik bir deney boyunca veri toplamak için kullanılan bir araçtır. Destekleyici formların içeriğini tasarlar ve basılı ya da elektronik formatta klinik araştırmanın yapıldığı tüm yerlere dağıtır. Araştırmacılar formları doldurur, belirli aralıklarla veya denemenin sonunda sponsora geri gönderir. Formlardan elde edilen veriler, test edilen bir ilacın etkili olduğu göründüğü ve çalışılmakta olan bir tedavi yönteminin işe yaramadığını gösteren bir sonucun minimum yan etkileri olduğu sonucuna kadar klinik araştırmanın sonucu hakkında sonuçlar geliştirmek için analiz edilir.
Vaka raporu formları son derece ayrıntılıdır, çünkü araştırmacılar çok az çok fazla veriye sahip olmayı tercih eder. Herhangi bir vaka raporu formu sponsora gönderilmeden önce, formların içeriğini bireysel hastalara bağlayan bilgilerin tanımlanması, mahremiyetin korunması ve çalışmanın mümkün olduğu kadar tarafsız tutulması amacıyla çıkarılır. Formlar hasta geçmişlerini, hasta etkileşimlerinin kayıtlarını ve hastaların denemede incelenen tedaviye nasıl yanıt verdiklerini not eder.
Bu bilgilerin tümü, istatistiksel olarak anlamlı olup olmadığını anlamak için analiz edilir. Vaka raporu formları birbirleriyle karşılaştırılır ve araştırmacılar, çalışmada farklı hasta gruplarının nasıl yanıt verdiğine bakar. Örneğin plasebo veya farklı ilaç seviyelerinde bulunan hastalar analiz için farklı gruplara yerleştirilir. Bu bilgi klinik araştırmanın sonuçlarını deneysel olarak tanımlamak için kullanılır. Bir vaka raporu formundaki materyaller anonimleştirildiği için, araştırmacılar hastalar hakkında formlardaki genel bilgilerin ötesinde hiçbir şey bilmediklerinden yanlılık potansiyelinden kaçınırlar.
Birçok klinik çalışma vaka raporları için elektronik kayıt sistemleri kullanmaktadır. Bunlar süreci önemli ölçüde kolaylaştırır, anlık iletim ve veri tabanı araştırmasına izin verir ve ayrıca bir hasta dosyasında farklı türdeki bilgileri fiziksel olarak izlemelerine gerek kalmadan bağlamak için yöntemler sağlar. Elektronik araçların kullanılması, bir vaka raporu formunun içeriğini gizleyen kötü el yazısı gibi sorunları da ortadan kaldırabilir.
Vaka raporu formları iade edilirken incelenir ve destekleyici açıklamaya ihtiyacı olan belirli soruların bir listesini oluşturabilir. Bir vaka raporu formunda, hasta için olağandışı yüksek kaydedilmiş ağırlık veya hastanın tıbbi geçmişindeki garip bir madde gibi garip görünen herhangi bir şey araştırmacılar tarafından doğrulanmalıdır. Bu, okuma kaydedildiğinde sayıların araştırmacı tarafından ters çevrildiği, hatalı kan basıncı okuması gibi hatalı verileri ayıklamak için tasarlanmıştır.
