Açık kaynaklı faks sunucusu programları, işletmelerin faks kullanımını izlemelerine yardımcı olmak ve her şeyi bir bilgisayarda depolayarak faks göndermeyi ve almayı çok daha kolay hale getirmek için yapılır. Gerçek faks sunucuları, donanım sunucularının çalışmasını gerektirir, ancak açık kaynaklı bir faks sunucusu, tüm hizmetleri sanallaştırarak ve yalnızca sabit disk alanını bir ihtiyaç olarak bırakarak bu ihtiyacı ortadan kaldırır. Sanallaştırmanın yanı sıra, en iyi faks sunucusu, depolama amacıyla veritabanlarına bağlanabilecek ve gelen faksları doğru kullanıcılara yönlendirebilecektir. Ayrıca, acil durum telefon numaraları gibi belirli telefon numaralarını da engelleyebilecek, bu nedenle boşa zaman ya da para harcanmayacak.
İyi bir açık kaynaklı faks sunucusunun görevlerinden biri, tüm hizmetlerin sanallaştırılmasını gerçekleştirmektir. Gerçek bir faks sunucusu bir sunucu bilgisayar, sunucu yazılımı, büyük miktarda kaynak ve telefon kablosu gerektirir. Sanallaştırılmış bir faks sunucusu sadece sabit disk alanına ihtiyaç duyar, ancak bazıları modele bağlı olarak telefon kablosu gerektirebilir. Sanallaştırılmış programlar şirketten tasarruf sağlayabilir, çünkü daha az kaynak ve donanıma ihtiyaç duyulur, bu da çalıştırılmasını ve bakımını kolaylaştırır.
Çoğu açık kaynaklı faks sunucusu müşterisi, çok miktarda faks aldıklarından veya gönderdiklerinden faks sunucularına ihtiyaç duyar. Bu ihtiyacı karşılamaya ve gelen ve giden tüm faksları kaydetmeye yardımcı olmak için açık kaynaklı bir faks sunucusunun bir veritabanına bağlanabilmesi gerekir. Bu şekilde veritabanı, kullanıcının belgeleri manuel olarak kaydetmesine gerek kalmadan tüm bilgileri depolayabilir.
Açık kaynaklı bir faks sunucusu bir faks aldığında, iki şeyden birini yapabilir. Bir kullanıcı açılana kadar tüm faksları büyük bir gelen kutusuna kaydedebilir veya faksı uygun kullanıcıya yönlendirebilir. Bir faksı doğru kullanıcıya yönlendirmek genellikle bir miktar ilk çalışma veya programlama gerektirir, ancak bu, faks sunucusunun verimliliğini artıracak ve her kullanıcının faks aldığında en kısa sürede almasını sağlayacaktır.
Bazı açık kaynaklı faks sunucuları, normal fakslarda olduğu gibi, 911 gibi acil durum numaralarını ve diğer acil durum numaralarını arayabilir. Bu, şirketin parasını karşılar, çünkü bu hizmetler normalde gereksiz aramalar için ücret alır, şirket arama yapmak istemese bile. Bu numaraları - ve çalışma ortamına uygun olmayan diğer telefon numaralarını - engelleme özelliği, faksın yalnızca iş amaçlı kullanılmasını sağlayacaktır.
