Yazdırma yöneticisi yazılımı, bir bilgisayar kullanıcısının yazdırmak istediğini seçmesine yardımcı olur. Kullanıcılar yazılımı kullanarak yalnızca gerekli olanı yazdırabilir ve bir sayfada bulunan fazladan resimlere, belge parçalarına veya web sitesi öğelerine yazıcı mürekkebi ve kağıt israfını önleyebilir. Bireysel belgelerin basılmasına yardımcı olmasının yanı sıra, ofis yöneticilerini ya da bilgi teknolojisi uzmanlarını çalışan üyelerin ya da müşterilerin baskı alışkanlıkları hakkında bilgilendirmek için bazı baskı kayıt programları mevcut olabilir.
Yazdırma yazılımı, masaüstü veya tarayıcı biçiminde gelebilir. Masaüstü yazılımı bir bilgisayarın sabit sürücüsüne indirilebilir ve tarayıcı eklentileri kullanıcının tarayıcısıyla birlikte çalışabilmesi için yüklenebilir. Bir kullanıcı bir uygulamadan yazdırmaya çalıştığında, bilgisayarın masaüstünde çalışmak üzere tasarlanan yazılım otomatik olarak açılır. Kullanıcılardan, yazdırma işinin bir önizlemesi istenebilir ve gereksiz öğeleri kaldırarak veya birden çok belgeyi birleştirerek yazdırma işini düzenleme olanağı sunabilir. Tarayıcı eklentisi olarak çalışan yazılım, tarayıcının içinden manipüle edilebilir ve kullanıcılar bir baskı işi için bir web sitesinin reklamlarını, resimlerini, altbilgilerini, başlıklarını veya diğer harcanabilir bölümlerini kaldırabilir.
Yazdırma yöneticisi yazılımının özellikleri, yazılım paketinden yazılım paketine kadar değişebilir. Bazı yaygın özellikler arasında otomatik olarak boş sayfalar arasında atlama, birden fazla yazdırma işini birleştirme, fazla miktarda metin ve resim kaldırma, gereksiz sayfaları silme ve özelleştirilmiş bir yazdırma işini kaydetme ve e-posta gönderme yeteneği bulunur. Kağıt tasarrufu en üst düzeye çıkarmak için kullanıcılar bu özelliklerin herhangi birinden veya tamamından yararlanabilir.
Kar amacı gütmeyen kuruluşlar, kütüphaneler, okullar, öğrenim laboratuarları ve toplum teknoloji merkezleri, baskı yöneticisi yazılımı kurmak ve kullanmaktan faydalanabilirler. Bu yazılımı kullanmak, işletme maliyetlerini azaltmanıza ve ortak kaynakları korumanıza yardımcı olabilir. Bu, tesislerin daha uzun süre kullanılmasına neden olabilir. Şirketler sadece günlük operasyonel rutinlerinin bir parçası olarak baskı yöneticisi yazılımı kullanarak karlarını artırabilirler.
Ek olarak, herhangi bir sayıda baskı yöneticisi yazılımı yardımcı programı indirilebilir, birlikte kurulabilir ve kullanılabilir. Örneğin, bir yazılım paketi görüntüleri engellemek için çalışabilir, diğeri ise basılmadan önce belgelerin önizlemelerini verir. Neyse ki, yazdırma yöneticisi yazılımı genellikle ücretsizdir veya düşük bir maliyetle kullanılabilir ve kar amacı gütmeyen kuruluşlara veya eğitim kurumlarına indirim uygulanabilir. Kullanıcılar, bilgisayarlarında yüklü olan gerekli yazıcı sürücülerinin olduğundan ve bir ağa erişebildiklerinden veya fiziksel olarak yazıcılara bağlı olduklarından emin olmalıdır. Temel işlevselliği doğrulamak için, kullanıcıların yazılımı indirmeden önce test belgeleri yazdırması gerekir.
