Tıbbi kayıt sistemleri, tedaviler, genel sağlık koşulları ve hastalarla ilgili diğer verilerle ilgili bilgileri düzenlemek ve kataloglamak için kullanılan basılı kopya veya elektronik sistemlerdir. Günümüzde birçok doktor ofisi, hastanesi ve diğer kısa ve uzun süreli tedavi tesisleri, özelleştirilmiş bir tıbbi kayıt sistemi oluşturmak için yazılım programlarından yararlanmaktadır. Sistemlerde ne tür veri tutulduğuna ve bunların nasıl kullanıldığına dair bazı örnekler.
Her tür tıbbi kayıt sisteminin merkezinde, kataloglanmış verilerde yer alan hasta bilgisi yer almaktadır. Hastanın adı, cinsiyeti ve yaşı gibi temel bilgileri içerir. Akrabaların akrabası veya hasta hakkında bilgi almaya yetkili diğer kişilerin iletişim bilgileri de kayıtlarda yer almaktadır. Herhangi bir alerjiyle ilgili notlar da ayrıca belgelenmiştir. Hastanın bir tür sigortası veya bir tür sağlık hizmeti indirim planı varsa, ilgili bilgiler hasta dosyasında da saklanır.
Temel hasta verilerinin yanı sıra, tıbbi kayıt sistemleri doktor ziyaretleri, hastanede kalışlar, cerrahi prosedürler ve kısa veya uzun süreli olarak verilen ilaçlar hakkında yıllarca bilgi depolayabilir. Sistemlerin çoğu, doktorların, hemşirelerin ve diğer yetkili sağlık personelinin, hastaya tıbbi bakımın uzatıldığı her olayla ilgili notlar girebilecekleri alanları içerir.
Tıbbi kayıt sistemleri bazen hasta veya sigorta sağlayıcısı ile iletişimi belgeleme aracı olarak da görev yapar. Sistem, taleplerin hazırlanıp sağlayıcısına sunulduğu tarihleri, taleplere verilen yanıtları ve sigorta şirketinden veya doğrudan hastadan gelen ödemeleri alabilir. Bu, hastanın hesabın mevcut durumunu takip etmesini sağlayan hastaya fatura oluşturmayı mümkün kılar.
Elektronik tıbbi kayıt sistemlerinin ortaya çıkmasıyla, saatler süren birçok işlem artık çok daha kısa sürede gerçekleştirilebiliyor. Örneğin, elektronik tıbbi kayıtlar anahtar kelimeler kullanılarak aranabilir ve bu sayede birkaç yıl geriye giden hasta geçmişlerinin hızlı bir şekilde büyük miktarlarda basılı belgelere sığmadan incelenmesini mümkün kılar. Hastaya tıbbi hizmetler sağlamak amacıyla hızlı bir şekilde bilgi almaya ek olarak, bilgisayarlı tıbbi kayıtlar ayrıca belirli bir hasta için tedavi edilen hasta sayısı veya belirli bir doktor tarafından en sık verilen ilaç türleri hakkında istatistiklerin derlenmesini de kolaylaştırır. Bu tür veriler, bir uygulamanın kapsamını ve doktor tarafından sunulan genel bakım kalitesini değerlendirirken çok yararlı olabilir.
Bir sağlık bilgi yönetimi aracı olarak, elektronik sağlık kayıtlarının değeri göz ardı edilemez. Uzak bir depolama tesisinde saklanması gereken veriler, tıbbi kayıt sistemlerine kolayca girilebilir ve kolay erişim için CD'lerin yanı sıra bir sabit sürücüde saklanabilir. Bu, basılı belgeleri minimumda tutmaya yardımcı olur ve başka amaçlar için alan boşaltır.
Sabit disklerde veya yerel sunucularda bulunmaya ek olarak, tıbbi kayıt sistemleri uzak bir sunucuya ve diğer uzak veri depolama çözümlerine yerleştirilebilir. Bu avantaj, özellikle verilerin yedek kopyalarını kullanılabilir tutma arzusunun olduğu durumlarda yararlıdır. Doktorun ofisi veya hastanenin doğal bir felaketten dolayı zarar görmesi durumunda, tüm hasta verileri korunur ve uygun yetkilendirme kodları kullanılarak erişilebilir.
