Çevrimiçi toplantılar, İnternet'i gerçek zamanlı iletişim aracı olarak kullanarak yapılan toplantılardır. Toplantı katılımcılarının tek bir fiziksel yerde bir araya gelmesinden ziyade, World Wide Web uygun giriş bilgileriyle erişilebilecek sanal bir toplantı yeri oluşturmak için kullanılır. Çevrimiçi toplantı için kullanılan yazılım platformuna bağlı olarak, katılımcılar kolaylaştırıcı veya başkan ile birkaç farklı şekilde iletişim kurabilirler.
Çevrimiçi toplantılar yapmanın en yaygın ve ucuz yollarından biri, ses kaplamasıyla özel bir sohbet odası oluşturma olanağından yararlanmaktır. Bu uygulamada, her katılımcı sohbet odası sağlayıcısıyla bir hesap kurar. Başkan özel sohbet odasını yaratır ve katılımcıları odaya girmeye davet eder. Herkes toplandıktan sonra toplantı, ortak sohbet panosuna mesaj yazarak veya ses işlevini kullanarak her katılımcının masaüstüne veya dizüstü bilgisayarına bağlı hoparlörler ve mikrofonlarla birlikte gerçekleştirilebilir. Etkileşim sınırlı olsa da, genellikle bu seçenekle ilgili maliyet yoktur ve sözlü iletişim toplantıyı uygun şekilde yürütmek için yeterliyse, bir sohbet odasını kullanmak çok iyi çalışacaktır.
Daha güçlü çevrimiçi toplantılar için, bir web konferansı sağlayıcısı kullanmak bir seçenek olabilir. Bir web konferansı ile normalde konferansın görsel kısmından bağımsız olarak çalışan sesli bir konferans bağlantısı yoluyla sözlü iletişim kurabilir. Kolaylaştırıcılar slayt sunumlarını, elektronik tabloları ve diğer belgeleri grupla görüntüleme penceresinde göndererek paylaşabilirler.
Bu tür çevrimiçi toplantıların çoğunda, kolaylaştırıcı diğer katılımcıları Yalnızca Dinle modu olarak bilinen şeye yerleştirebilir; yani, kolaylaştırıcının ne dediğini duyabilirler ancak sözlü olarak cevap veremezler. Web konferans hizmetlerinin çoğu, katılımcıların, yalnızca kolaylaştırıcının görebileceği bir arabirim aracılığıyla kolaylaştırıcıya soru ve yorum göndermelerine izin verir. Bu yaklaşım, resmi bir sunum yapmaya ihtiyaç duyulduğunda genellikle işe yarar. Kolaylaştırıcı sözlü etkileşime hazır olduğunda, normal olarak konferansla tüm bağlantıların tamamen etkileşimli hale getirilmesi veya katılımcıların tanınmasını ve bir soru sormalarına veya kolaylaştırıcıya sözlü olarak cevap vermelerine izin verme seçeneği vardır.
Çevrimiçi toplantıların birçok avantajı vardır. İlk olarak çok kısa sürede bir toplantı yapmak mümkündür. İnsanların fiziksel bir toplantıya seyahat düzenlemeleri veya toplantıya gidiş geliş saatleri engellemesi gerekmez. İkincisi, mesafe sorun olmaz. Katılımcılar, dünyanın neresinde olursa olsun, çevrimiçi toplantılara katılabilir. Üçüncüsü, çevrimiçi toplantılar, sesli etkileşimin görsel olarak da etkileşime girmesini sağlayarak yeni doruklara çıkarmanın kolaylığını yaşar. Birçok çevrimiçi toplantı hizmeti, işbirliği, birden çok başkan ve şifre korumalı toplantı siteleri gibi özelliklerden yararlanmayı mümkün kılar.
Kuşkusuz, ücretsiz ve ücrete dayalı formatlardaki çevrimiçi toplantıların şirketleri çok fazla zaman ve masraftan kurtarabilir. Aynı zamanda, kar amacı gütmeyen ve inanç temelli kuruluşlar, çevrimiçi toplantıları hem iç amaçlar için hem de kuruluşun destekçileri veya taraftarlarıyla etkili bir şekilde iletişim kurmak için büyük avantaj sağlamak için kullanabilirler.
