Bir veri akış şeması, bir bilgi sistemine girip çıkan verilerin yapılandırılmış bir gösterimidir. Bir veri akış şeması içindeki detay, kendisine verilen seviyeye göre değişir. Genel olarak, üst seviye bir şemada sadece sınırlı bilgi bulunurken, alt seviye bir şema çok daha ayrıntılı bilgiye sahiptir. Bu bilgi bir geliştirme ekibi tarafından bir bilgi sistemindeki verileri yönetmek için kullanılır.
Bir ekip bir bilgi sistemi geliştirdikçe, bilgilerin sisteme nasıl girip gireceğini belgelemek için bir veri akış diyagramı oluşturur. Başlangıçta, bu bilgi çok yüksek bir düzeyde oluşturulur, sadece şema içerisinde yer alan bilgi sistemi sınırları ile birlikte. Ekip, bilgi sisteminin işlevselliğini daha fazla geliştirdikçe, sistem içindeki süreçlerin her biri veri akış şemasına dahil edilebilir. Bu şema, ekibin sistemi desteklemek için verilerin nerede depolanacağını belirlemesine yardımcı olur.
Bu şemalar, sistemdeki her bir işlemin bilgiye nasıl eriştiğini belgeleyen önemli bir role hizmet eder. Harici sistemler ayrıca belirli bir bilgi sisteminde depolanan verilere de erişebilir. Sistemler arasındaki bu değişimler belgelenir, böylece analistler her sistem etkileşimini izleyebilirler. Bu etkileşimler, her organizasyonun veri yönetimi sürecinde önemli bilgi parçalarıdır.
Hükümet yasaları ve düzenlemeleri, belirli verilerin yönetimi ve saklanmasını gerektirir. Bu düzenlemeler sanayiye göre değişir. Veri akışı şeması, her kuruluşun, kuruluşun veri depolama konusundaki hükümet gereksinimlerini nasıl karşılayacağını yönetmesine yardımcı olur. Bazı düzenlemeler uzun süre saklanmayı gerektirir. Kuruluş uygun miktarda veri depolama için buna göre plan yapmalıdır.
Veri akış şemaları aynı zamanda geliştirme ekibinin bilgi sistemi bir araya geldiğinde raporlar ve ekran işlevselliğini tasarlamasına yardımcı olur. Ekip, verileri son kullanıcıya sunmak için verileri nerede toplayacağını bilmek zorundadır. Veri akış şemasının kendisi sistem işlevselliğini ele almazken, belirli bir veri parçasını depolamaktan hangi sistemin sorumlu olduğunu belgelemektedir. Geliştirme ekibi, son kullanıcı için göstereceği bilgileri bulmaya çalışacağı işlevsel belgelerinde tanımlamak için veri akışı bilgilerini kullanır.
Her kuruluş, kuruluşun bilgi sistemlerinde depolanan bilgileri belgelemek için bir dizi veri akış şemasına sahiptir. Bu şema kümesi, kuruluşun veri depolama gereksinimlerini uygun bir şekilde yönetmek ve karşılamak için kullanılır. Her kuruluşun veri depolama gereklilikleri, çeşitli devlet düzenlemeleri ve diğer yasal gerekliliklere uymak amacıyla kuruluşun kendisi tarafından belirlenir.
