Faks sunucusu, birçok kullanıcının tek bir merkezi faks sistemi üzerinden belge göndermesini ve almasını sağlayan yazılım ve donanımdır. Faks yazılımı, sık sık fakslama görevine adanmış bir bilgisayarda çalışır. Donanımı telefon hatlarına veya bir İnternet Protokolü (IP) ağına bağlı bir veya daha fazla faks modemini içerir. Faks sunucuları maliyetleri düşürmek ve her tür kuruluşun verimliliğini artırmak için kullanılır. Bazı insanlar, sunucularını kullanarak faks göndermek, almak ve saklamak için diğerlerini şarj etmek için tüm şirketleri kurmuşlardır.
Faks sunucusu yazılımı, birden çok kullanıcıdan fakslanacak belgeleri toplar. Genellikle e-posta ile gönderilir veya bir web arayüzü aracılığıyla yüklenir, bunlar birçok popüler formattan birinde olabilir. Düz metin, Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) ve genel kelime işlem yazılımı belgeleri genellikle kabul edilir. Bazı faks sunucuları, kullanıcıların belgeleri doğrudan sanal bir yazdırma aygıtına göndermelerine de izin verir. Bu aygıt daha sonra belgeleri gerçekten yazdırmadan sunucuya aktarır.
Faks sunucusu tarafından alındıktan sonra, her belge faks formatına dönüştürülür ve aktarım için kuyruğa alınır. Sunucu bilgisayardaki muhtemelen birkaç bağımsız veya kart tabanlı faks modemden biri dokümanı iletir. Tamamlandığında, asıl kullanıcıya e-posta, kısa mesaj veya başka yollarla bir başarı veya başarısızlık mesajı gönderilebilir.
Bir faks sunucusu ayrıca gelen faks aramalarını yanıtlar ve bunları bilinen "önemsiz" faks gönderenlerin listesine karşı tarayabilir. Sunucu tarafından alınan belgeler PDF veya diğer ortak formatlarda saklanabilir. Sunucu bir belgeyi doğrudan e-postayla gönderebilir veya bir kullanıcıya bir faks bekleyen olduğunu bildirebilir.
Geleneksel faks ile karşılaştırıldığında, bir faks sunucusu birçok avantaj sunar. Kağıt ve toner tasarrufu sağlayarak belge çıktılarına gerek yoktur. Dokümanlar, birisinin elle fakslamak için vakti olduğunda, bir faks modem serbest kaldığı anda iletilir. Alınan belgeler anında ve yalnızca alıcı tarafından kullanılabilir. Tek tek faks makinelerinin yerine, büyük bir kuruluş için genellikle yalnızca bir faks sunucusuna ihtiyaç vardır.
Kağıt sıkışmaları ve atlanan sayfalar artık faks sunucusunda sorun değil. Gerekirse fakslar daha kolay izlenebilir ve kaydedilebilir. Bakım için, bir Bilgi Teknolojisi (BT) departmanı, merkezi bir sunucu için sorumluluk alabilir. Diğer yazılım türlerinde otomatik faks özelliği eklenebilir veya etkinleştirilebilir. Bir sunucu, e-postayla göndermek yerine bir Birleşik Mesajlaşma Sistemi posta kutusuna da faks gönderebilir.
Bazı faks sunucuları, doğrudan şirket intraneti üzerinden faks göndermek ve almak için tasarlanmıştır. Bunlar, bir telefon hattı yerine Uluslararası Telekomünikasyon Birliği (ITU) T.38 "IP üzerinden faks" teknolojisini kullanır. İnternet faks hizmetleri, bireysel işletme sahipleri için genellikle uygun faks ve doküman depolama sağlar. Aylık ücret karşılığında, bir kullanıcının telefon hattı gerekmeden farklı alan kodlarında bir veya daha fazla faks numarası olabilir. Fakslar bir sunucuda saklanır ve İnternet üzerinden doküman olarak yüklenir veya indirilir.
Faks sunucusu yazılımı çoğu yaygın işletim sistemi için kullanılabilir. Temel yazılım genellikle işletim sistemiyle birlikte gelir. Daha gelişmiş yazılımlar genellikle üçüncü şahıslardan satın alınabilir. Bazı programlar açık kaynak satıcıları tarafından da sağlanmaktadır.
