Mesajlaşma sunucusu, iki veya daha fazla uygulama arasındaki mesajları yöneten bir uygulamadır. Bu mesajlar, bir mesajlaşma API'si (MAPI) kullanılarak katman yazılımına aktarılır. Mesajlaşma sunucuları, mesajları alıcı uygulamalarına gönderilinceye kadar bir sırada saklayabilir.
Birçok kuruluşta tipik bir mesajlaşma sunucusu uygulaması örneği Microsoft Exchange'dir. Exchange bir sunucuya oturur ve iletilerin kuyruğuna yönlendirilmesini bekler. Oradan, ara yazılım, mesajın yerel olarak yönlendirilmesi veya teslimat için başka bir mesajlaşma sunucusuna gönderilmesi gerektiğinde bir seferde bir mesajı belirler. Mesaj yerel bir alıcıya aitse, mesaj hemen postayla yerel posta kutusuna gönderilir. Mesaj uzak bir mesaj deposuna aitse, Exchange sunucusu, mesajın ait olduğu mesajlaşma sunucusunu bulmak için DNS gibi bir ortamdaki diğer uygulama sunucularını sorgulayacaktır.
İki mesajlaşma sunucusu arasında bağlantı sorunları varsa veya gönderen sunucu, uzaktaki mesajlaşma sunucusunun yerini belirleyemiyorsa, mesajı gönderen kişi, mesajlaşma sunucusundan bir teslimat gecikme mesajı alabilir. Genellikle bu mesaj, bireyin sunucunun zor olduğunu, ancak belirli sayıda deneme veya gün boyunca denemeye devam edeceğini bilmesini sağlar.
Dışarıda başka mesajlaşma türleri veya e-posta sunucuları var. Qmail gibi bazıları linux işletim sisteminde çalışır ve bir Exchange sunucusundan daha az ek yük ve yönetim gerektirir. Bu, müşterileri için çok sayıda e-posta hesabına ev sahipliği yapan İnternet Servis Sağlayıcıları için idealdir. Birçok işletme mesajlaşma için Microsoft Exchange'i kullanır, çünkü çok güvenilirdir ve işletmeler tarafından kullanılan diğer Microsoft ürünleriyle iyi çalışır.
Mesaj göndermek ve almak için, tek tek kullanıcıların Microsoft Outlook veya Windows Live Mail gibi bir mesajlaşma istemcisine ve hatta bir web tarayıcısına ihtiyacı olacaktır. Exchange dahil olmak üzere birçok mesajlaşma sunucusu bir tarayıcıdan erişime izin verecek şekilde yapılandırılabilir.
Bir kişi bir mesaj gönderdiğinde, Outlook (veya mesajlaşma istemcisi) mesajı, mesajın işlenmesini beklemek için mesaj kuyruğuna girdiği mesajlaşma sunucusuna iletir. Kuyruktan geçen çok sayıda posta varsa, bu geçiş biraz zaman alabilir, ancak bu geçiş genellikle kimseye farkedilmez. Mesaj işlendiğinde, mesajlaşma sunucusu alıcı posta kutusunun konumunu belirler. Posta kutusu bu mesajlaşma sunucusunda yerelse, mesaj hemen varış yerine iletilir. Alıcı sunucuda yerel değilse, İnternet'teki mesajlaşma sunucusunu bulmak için DNS ile iletişim kurulur. Sunucu bulunduğunda, gönderilen e-posta mesajı, mesajın işlenmesi için işlemin yerel olarak bir sıradan başladığı alıcı mesajlaşma sunucusuna aktarılır. Doğru posta kutusu bulunduktan sonra mesaj iletilir.
İnternete yüksek hızda bağlantı ve iyi bağlanmış bir yerel mesajlaşma sunucusuyla, e-posta kullanıcıları mesaj gönderme sürecinin hiçbirini farketmeyeceklerdir. E-posta mesajları dünyadaki herhangi bir alıcıya çok hızlı bir şekilde gelip gidecek.
