Elektronik kopya, belgenin elektronik bir kopyasıdır. Basılı kopya, kağıda basılmış bir belge veya başka bir ortama tezat oluşturuyor. Basılı kopyaların aktarılması, dağıtılması, paylaşılması ve kullanılması kolaydır - ilgili belgeye bağlı olarak tüm olası dezavantajları veya avantajları. Belgenin bir kopyasını yazdırarak basılı kopyalar oluşturmak için de kullanılabilirler. Birçok kağıtsız veya az atık içeren ofis bilgi iletmek ve paylaşmak için ağır kopyalara güvenmektedir.
Elektronik kopyalar tipik olarak çeşitli kelime işlem programlarında açılabilir. Ek güvenlik için, bir belge salt okunur biçimde kaydedilebilir. Bu, insanların onu görmesine izin verir, ancak yumuşak kopyayı değiştirmez. İnsanların, dosyaya erişimi olan kişilerce verilerin değiştirilmesi veya manipüle edilmesinden endişe duyduğu durumlarda, bu yararlı olabilir. Bazı programlar ayrıca, kişilerin belgede yapılan değişiklikleri izlemelerine izin vererek, belgeyi önceki bir noktaya geri yüklemek istenirse geri döndürerek değişiklik kayıtlarını tutar.
Yazılım kopyaları olan kişiler e-postayla gönderebilir, bir ağ üzerinden transfer edebilir veya paylaşmak için bir diske veya taşınabilir sabit diske yerleştirebilir. Dağıtım için bu çeşit teknikler yararlı olabilir ve ofislerin faks makineleri ve kuryeler gibi masrafları ortadan kaldırmasına izin verebilir. Basılı kopyalar genellikle tadilat potansiyeli nedeniyle basılı kopyalarla tamamen aynı yasal görünüme sahip değildir, ancak bir ofisteki çoğu kopya için bir sözleşmenin yumuşak kopya taslaklarını gönderme ve düzenleme ve onaylama gibi şeyler de dahil olmak üzere kullanılabilir. , kişilerin istedikleri değişiklikleri içerdiğinden emin olmak için imzalamadan önce basılı kopyayı dikkatlice gözden geçiren kişilerle birlikte.
Basılı kopyalar, sunumlar gibi şeyler için de kullanılabilir; insanlar belgeyi elektronik olarak dağıtabilir, böylece herkesin bir kopyası olabilir veya bir sunum veya etkinlikte bir ekranda gösteriliyor. Son dakikaya kadar düzenleme yapma yeteneği, sunumlarını mükemmelleştirmek için zaman ayırmak isteyen ve değişen bilgileri ve diğer sorunları karşılamak için son dakika değişiklikleri yapması gereken kişiler için yararlı olabilir. Öğretmenler sınıf materyallerini genellikle basılı kopya halinde saklar, böylece kolayca değiştirebilirler ve dersler için tekrar kullanabilirler.
Alanın önemli olduğu ofisler için, tamamen veya çoğunlukla elektronik olmak önemli yararlar sağlayabilir. İnsanlar, belgeleri yumuşak kopyada inceleyebilir ve depolama gerektirecek çok miktarda kağıt üretiminden kaçınabilir. Güvenlik bir endişe ise, kopyaları mümkün olduğunca korumak için elektronik güvenlik önlemleri alınabilir. Bu, yangın, virüs ve diğer sorunlar durumunda kopyalardan tasarruf etmek için uzaktan yedekleme gibi araçlar içerebilir.
