Yumuşak telefon, kullanıcıların doğrudan bilgisayarlarından telefon görüşmeleri yapmasına olanak sağlayan bir bilgisayar uygulamasıdır. En çok, bir tür bilgisayar telefonu olan İnternet üzerinden Ses Protokolü (VoIP) ile birlikte kullanılır. Telefon, bilgisayar telefonu entegrasyonu (CTI) olarak bilinen bir teknoloji kategorisinin parçasıdır. Bu teknolojiyle, PC'den telefon hattına, telefondan PC'ye veya etkin bilgisayarlar arasında arama yapılabilir.
Yumuşak bir telefonun yazılımı genellikle gerçek bir ahizenin görünümünü taklit eder ve kendi penceresi olan bağımsız bir program veya bir Web uygulamasında veya başka bir PC programında gömülü bir program biçimini alabilir. Komutlar klavye veya ekran arayüzü üzerinden girilebilir. Konuşmalar, dahili bir mikrofona sahip bir kulaklıklı mikrofon setinde, bir mikrofon ve bilgisayarın hoparlörleriyle veya bir USB telefonunda - bilgisayarların USB bağlantı noktalarına takılan bir el cihazında gerçekleştirilir. Bilgisayarın ses kartı, ses girişi ve çıkışı sağlamak için kullanılır.
Tipik yumuşak telefon, hızlı arama, telekonferans, arama yönlendirme ve arama bekletme dahil olmak üzere geleneksel bir telefonun tüm işlevlerine ve özelliklerine sahiptir. Pek çok şirketin indirebileceği programlar var, ancak yazılım yalnızca kullanıcıların arama yapmalarına izin vermiyor. Yumuşak bir telefon VoIP veya mevcut bir Yerel Alan Ağı (LAN) ile kullanılmalıdır. Aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç İnternet telefonu servis sağlayıcısı vardır. Doğru tür, kullanıcının ihtiyaçlarına bağlıdır - örneğin, telefonun ticari amaçlı mı yoksa kişisel aramalarda mı kullanılacağı.
Yumuşak telefon, iş uygulamalarında en popüler olanıdır. Bilgisayarını ve telefonunu aynı anda kullananlar ve seyahat etmeleri gerekebilecek olanlar gibi, ofis telefonlarını dizüstü bilgisayardaki tüm özellikleri ve dizinleriyle birlikte taşımak isteyen kullanıcılar için çok uygundur. Örnek olarak satış veya teknik destek görüşmeleri alan bir çağrı merkezinin çalışanları sayılabilir. Bu kullanıcılar için, telefon çaldığında müşteri bilgileri yazılım penceresinde otomatik olarak gösterilecek şekilde ayarlanabilir.
Büyük aramalar yapmak için akıllı telefon çeviricileri kullanan şirketler için, mevcut sistemlerine yumuşak bir telefon programı entegre edilebilir. Birçok program, gelen ve giden aramalar için istatistikler gibi arama kampanyası hakkındaki bilgileri görüntüleyen raporlar ve grafikler oluşturabilir. Bu teknoloji aynı zamanda daha fazla çalışanın evden çalışmasına izin vererek işletmelere potansiyel bir ekonomik tasarruf sunuyor.
