Depolama kaydı, birbiriyle ilişkili bir veri kümesidir. Bilgisayarlar, bir kullanıcı veya program bir kayıt dizini veya nesnesiyle ilgili her şeyi bulmak istediğinde, çağrılabilecek bilgileri bir depolama kaydında tutar ve bağlar. Veritabanı yönetimi sistemleri, genellikle alanlara girilen bilgileri sınıflandırmak ve düzenlemek için genellikle depolama kayıtlarını kullanır.
Kullanıcılar, girişleri ortak bir indekse veya nesneye bağlayarak veritabanındaki bir depolama kaydını tanımlayabilirler. Örneğin, telefon numarası ve adres gibi ayrı alanlar, kayıt için endeks olan tek bir isme bağlanabilir. Birçok veritabanı, bir nesne altında çok sayıda girdiyi gruplayabilen daha ayrıntılı bir sınıflandırma sistemine izin verir. Veritabanı yönetim sistemleri, tek bir kayıtla ilişkili tüm bilgileri anında alabilmenin kolay bir yoludur.
Mobil bilgisayar teknolojisi, kullanıcılar adres defterleri veya İnternet bağlantı grupları oluştururken depolama kayıtları kullanır. Bu kayıtlarda, e-posta adresleri, telefon numaraları ve diğer kişisel bilgiler bir adla ilişkilendirilir. Hızlı arama işlevleri, başka bir depolama kaydı biçimidir, çünkü isimler veya telefon numaraları tek bir tuş takımı numarası ile ilişkilendirilir.
Kullanıcı tanımlı bir anahtar kelime veya ilişkiyle ilgili bilgiler içeriyorsa, bir depolama kaydını almak için veri tabanı yönetim sisteminde de aramalar yapılabilir. Örneğin, bir kullanıcı belirli bir tarih aralığındaki tüm satış işlemlerini bulmak isterse, veritabanı yönetim sistemi, aralıkta belirtilen tarihleri içeren tüm kayıtları arar. Kullanıcılar yeni ilişkiler buldukça, ayrı veri alanlarını birbirine bağlamak için yeni bir depolama kaydı oluşturabilirler.
Yazılım uygulamaları bir sabit sürücü veya sunucu veritabanında depolanan verileri alır ve bilgileri önceden tanımlanmış setlere göre görüntüler. Örneğin, bir öğrencinin adı kullanılarak çekilen bir kayıt, onun kimlik (ID) numarasını, kayıtlı dersleri ve kazanılan notları içerebilir. Depolama kaydında yer alan bilgiler aslında veritabanı programındaki farklı alanlara girilir. Tüm alanlar, kendi adına bağlı olduğundan, öğrencinin adı search anahtar sözcüğü olarak kullanıldığında, ayrı alanlar bir kayıt olarak açılır.
Birkaç depolama kaydı dosyalarda saklanabilir. Örneğin, bir dosya belirli bir kursa veya okula kayıtlı olan tüm öğrencilerin kayıtlarını içerebilir. Her öğrenci listesi, dosyada ayrı bir depolama kaydı olarak kalır. Ayrıca, her kayıt aynı alanları ve bilgi türünü içerir. Örneğin, bir kurs dosyasında her öğrenci kaydı, öğrenci kimliğini, ders numarasını ve kazanılan notu listeleyebilir.
