Bir işlem dosyası, bir ana dosyadaki girdilerle ilgili olan işlem kayıtlarının saklandığı bir veri dosyasıdır. Bu tür dosyalar ana işlem bilgisinden düzenli işlem etkinliğini izole ederken, bir veritabanını kilit referansla birbirine bağlar. Bu kilit referans, genellikle hesap numarası, çalışan veya müşteri adı veya satın alma siparişi gibi her iki kayıt grubu için ortak olan tek bir giriştir. Bu, veritabanı operatörlerinin ana dosyaları nispeten küçük tutmasına ve denetim izleri veya raporlama için tam işlem geçmişlerine erişmesine olanak tanır.
Şirket veritabanları, genellikle müşterilerin, tedarikçilerin ve çalışanların kişisel ayrıntılarından ve her biriyle ilgili yinelenen olayların kayıtlarından oluşan son derece büyük miktarda bilgi içerebilir. Genellikle bu veritabanları ana ve işlem dosyalarına ayrılır. Ana dosya, adlar, şirket kişileri, adresler, e-posta listeleri ve kişiye ya da şirkete özgü belirli ürünler ya da hizmetler gibi bireysel ayrıntıları içerir. İşlem dosyasında satış veya satın alma işlemleri, takvim etkinlikleri veya izin, disiplin cezası veya kariyer ilerleme raporları gibi çalışan bilgileri bulunur.
Bu işlem verisi blokları, hem ana hem de işlem dosyalarında ortak olan bir bilgi parçası olan bir anahtar girişi içerir. Bu bir hesap numarası, bir kişi adı, çalışan kimlik numarası veya satınalma siparişleri veya fatura numaraları gibi finansal bilgiler olabilir. Anahtar girişi, veritabanının işlem dosyası girişlerini karşılık gelen ana dosya kayıtlarına bağlamak için kullandığı benzersiz bir tanımlayıcıdır. Herhangi bir sorgu veya belirli bir ana dosya işleminde yapılan arama, anahtarın ne kadar belirgin olduğuna bağlı olarak, o kayıt için tüm giriş grubunu veya belirli bir girişi yalıtacaktır.
Ayrı ana ve işlem dosyası kayıtlarının tutulması, ana dosyanın yönetilebilir bir boyutta tutulmasına ve yalnızca özel girişlere tahsis edilmesine olanak sağlar. Kullanıcıların işlem kayıtlarını saha dışında veya arşiv sunucularında depoladığı uygulamalarda, ana dosyadan ayırmak da arşivlemeyi çok kolaylaştırır. Özel bir işlem dosyası tutmak da kolay ve etkili denetim sağlar. İşlem dosyası ayrıca, içeriğine dayalı kapsamlı raporlama işlevlerine sahip birçok veritabanında bir teşhis ya da planlama yardımı olarak kullanılabilir. Bu tür bölünmüş dosya düzenlemeleri genellikle referans dosya sistemi olarak bilinir, çünkü ana dosya özel olay ayrıntıları için işlem dosyasına "referans verir".
