Her gün, işyerinin daha verimli çalışmasını sağlayan yeni öğeler yaratılıyor. Aynı zamanda başvuru sahibi yazılım uygulaması olarak da adlandırılan başvuru sahibi izleme sistemi, bu listedeki başka bir öğedir. Kısaltılmış ATS, böyle bir sistem, işe alım ihtiyaçları ve diğer işlevler için bir yerde büyük miktarda bilgi toplama becerisi sağlar. Özel bir başvuru sahibi izleme sistemi, insan kaynakları yönetimini daha basit ve daha az zaman alan hale getirebilir. İş dünyasında zaman para olduğu için, böyle bir sistemin makul bir şekilde kendi başına ödeme yapması gerekir.
Küçük, orta ve büyük ölçekli işletmeler için ve farklı türdeki şirketler için farklı seçenekler vardır. İşe alım işlerinin çoğu, evrak dağları yerine başvuru sahibi izleme sistemiyle bilgisayar üzerinden yapılabilir. Kullanışlılık özelliklerinden biri, başvuru sahibine başvurduğu pozisyona bağlı olarak özel tarama soruları gönderme becerisidir. İşe alım memuru, başvuru sahibi başına sadece özel, gerekli bilgileri kullanarak, konuyla ilgili ve en azından soruları ve cevapları koruyarak çok zaman kazandırabilir.
Bir başvuru sahibi izleme sistemi sadece özgeçmişleri veya başvuruları toplamak için değil, aynı zamanda önceden belirlenmiş kriterlere göre düzenlemek için de kullanışlıdır. Sistemi basit tutmak için özgeçmişlerle doldurulmuş bir dosya dolabı genellikle alfabetik olarak sıralanır. Bir ATS çok daha fazla esneklik sunar. Bir şirket iki dilli bir adayı veya başka bir özel beceriye sahip bir adayı tercih ederse, bu beceri zorunlu bir gereklilik olmasa bile, özgeçmişleri özel beceri önceliği olanlara göre sıralamayı seçebilir.
Diğer veriler bir başvuru takip sistemi ile de takip edilebilir. Bir ATS genellikle tipik bir dosyalama sisteminden çok daha fazla arama dostudur. Alan, kağıt dosyaları kullanırken olduğu gibi bir sorun olmadığından, çok daha fazla bilgi daha uzun süre saklanabilir. Bu aynı zamanda daha basit performans değerlendirmelerine izin verir ve içeriden terfi için daha kolay bir sistem oluşturur.
Diğer bir seçenek ise, şirketlerin uygun başvuru sahibi bulabilecekleri potansiyel müşterileri veya kaynakları izlemek için bir başvuru takip sistemini kullanmaktır. Belirli bir alandaki teknik okullar, o alandaki bir şirket için verimli bir yeni üye kaynağı haline gelebilecek olan mezunların bir listesini gönderebilir. İş kurulları veya özgeçmiş gönderenler de bir ATS ile izlenebilen iyi potansiyel müşteriler olabilir. Bazı sistemler ayrıca, iş arayanlar için şirketin fırsatlarını ve gereksinimlerini dile getirerek, bu tür panolarda toplu kayıtlara izin verecektir.
