Groupware, nerede olurlarsa olsunlar, aynı sistemde veya uygulamada çalışan bir grup insanı kolaylaştıran bir yazılımdır. Bu tür grup yazılımı uygulamaları genellikle e-posta, haber grupları ve sohbettir. Günümüzün bilgisayar kullanıcıları tarafından kolayca tanınan ortak grup yazılımı uygulamaları arasında Lotus Notes, FirstClass ve Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink ve Workspot gibi e-posta sunucusu sistemleri bulunur.
Bazı uzmanlar grup yazılımı üç kategoriye ayırır: iletişim araçları, konferans araçları ve işbirlikçi yönetim araçları. İletişim araçları arasında e-posta, FAKS ve sesli posta bulunur. Konferans araçları veri, sesli ve görüntülü konferansı içerir; ve mesaj panoları ve sohbet odaları. Ortak yönetim araçları arasında elektronik takvimler, proje yönetim sistemleri ve iş akışı sistemleri bulunur.
Diğer uzmanlar groupware'i zamana bağlı iki kategoriye ve yerle ilgili diğer iki kategoriye ayırır. Çalışanlar aynı anda bir uygulama kullanırken, senkronize grup yazılımıdır; Ancak, aynı uygulamayı farklı zamanlarda kullanan işçiler, zaman uyumsuz grup yazılımı kullanıyor. Yerle ilgili kategoriler, aynı yerde bulunan insanlar tarafından kullanılan grup yazılımları olarak sınıflandırılır; ve mesafe, insanlar tarafından farklı yerlerde kullanılan groupware.
İşletmeler, çeşitli nedenlerle grup yazılımı kullanırlar. Birincil sebep, çalışanların aynı uygulama üzerinde çalışması gereken farklı yerlerde çalışan geleneksel sorununu atlamaktır. Bir ağa veya intranet sunucusuna giriş yaparak, farklı yerlerdeki çalışanlar aynı uygulamaya erişebilir ve başkalarının farklı bakış açılarından ve görüşlerinden yararlanabilir. Bu işlevsellik, telekomünikasyonun birincil yüzüdür. Şirket sunucusuna herhangi bir yerden giriş yapabilirseniz, belirli grup yazılımlarına erişmek için ofiste olmanız gerekmez.
Telekomünikasyon, hem şirketler hem de çalışanlar için seyahat maliyetlerinden tasarruf sağlayabilir. Ayrıca, aksi takdirde imkansız olacağı zaman gerçek zamanlı iletişimi mümkün kılabilir. Bu iletişim, her bir adımın bu hedeflere ve hedeflere ulaşma yolunda grup tartışması yaparak bir işletmenin projelerinin hedeflerini ve hedeflerini daha iyi anlamasını teşvik edebilir.
Groupware için başka bir kullanım grup problem çözmedir. Çoğu zaman, bazı çalışanlar işleri diğer çalışanlardan farklı görüyor. Hepsi aynı uygulama çerçevesinde çalışıyorlarsa, sorunları toplu olarak çözerek şirketin zamandan ve paradan tasarruf etmesini sağlayabilirler. Groupware olmadan, böyle bir gerçek zamanlı işbirliği mümkün olmazdı.
