Bilgi yaşam döngüsü yönetimi, bir işletmenin dijital bilgileri korumak ve düzenlemek için kullandığı stratejilere ve politikalara verilen addır. Kağıt, film ve diğer fiziksel medyada depolananlar gibi fiziksel verileri yönetmek için kullanılan stratejilerin modern evrimidir. Bir veri parçası, bilgi yaşam döngüsü yönetiminin beş aşamasından geçer. Bunlar yaratma, dağıtım, bakım, kullanım ve elden çıkarma.
Bilgi yaşam döngüsü yönetimi ile, belirli bir veri parçasının hareketi ve depolanması, yaratıldığı andan itibaren yararlı olduğu zamana kadar kontrol edilir. Genelde bu, iş bağlamında gerçekleşir, ancak bilgi yaşam döngüsü yönetimi, verileri devlet veya başka amaçlar için tutmak için de kullanılabilir. Bir işletmenin bilgi yaşam döngüsü yönetimi politikası, kuruluşun genel hedefleri tarafından belirlenir ve genel bilgi teknolojisi politikalarına yakından bağlıdır.
Süreç, yeni bir bilgi parçasının oluşturulması veya alınmasıyla başlar. Veriler, bir muhasebeci kuruluş için bir bütçe hazırladığında olduğu gibi dahili olarak da oluşturulabilir veya şirket dışından birinden alınabilir. Bu, formları, yazışmaları veya raporları içerebilir.
Bilgi daha sonra dağıtılır. İç düzeyde, veriler şirketteki politika kararlarını almak için ihtiyaç duyabilecekleri işçiler ve yöneticilere aktarılır. Veriler ayrıca satıcılara, müşterilere veya hissedarlara harici olarak da dağıtılabilir.
Daha sonra, bilgiler iş kararlarının alınmasına yardımcı olmak veya şirket politikasını yönlendirmek için kullanılabilir. Kullanım ve dağıtım süreci boyunca, bilgilerin muhafaza edilmesi gerekir. Bakım, bilgilerin dosyalanması, alınması ve aktarılmasını içerir. Bilginin yararlı olması için, işletmenin önceden belirlenmiş bir sıraya göre düzenlenmesi ve onu yönetmek için bir sisteme sahip olması gerekir. Kullanımdayken veri izleme süreçleri de bakım adımının bir parçasıdır.
Son olarak, bilgi kullanımdan geçer. Bu, zaman içinde daha az değerli hale gelen bilgilerin ele alınması için ortaya konan politikadır. Bu tür verilere daha az erişilir ve hükümetin veya örgütsel kuralların belirlediği saklama gerekliliklerini zaten karşılamış olabilir.
İyi organize edilmiş bir bilgi yaşam döngüsü yönetimi sisteminde, veriler bu beş adımda sorunsuz şekilde hareket eder. Bunun bir istisnası, işletmenin yasal bir eyleme dahil olması. Bu durumda, yasal veriler çözülene kadar bazı veriler genel veri akışından dondurulabilir veya kaldırılabilir.
