Çevrimiçi belge yönetimi, kişilerin belgeleri çevrimiçi olarak görüntülemesini, paylaşmasını, değiştirmesini ve kontrol etmesini sağlayan bir hizmettir. Bazı şirketler çevrimiçi belge yönetimi hizmetleri sunar ve bazı şirketler dahili kullanım için kendi sistemlerini oluşturur. Bazı servisler ücretsizdir, bazıları ise servisi sürdürmek ve ekstra avantajlar ve servisler sağlamak için ücret talep eder. Şirketlerin, çevrimiçi belge yönetimi ile birlikte ofisle ilgili bir hizmet paketi sunmaları, kişilerin ihtiyaç duydukları her şeye tek bir yerden erişebilmeleri için alışılmadık bir durum değildir.
İnsanların belgelere çevrimiçi olarak erişebilmek için çeşitli nedenler olabilir. En yaygın nedenlerden biri sanal bir ofise sahip olma isteğidir. Sanal bir ofiste, birileri belirli bir yere veya bilgisayara bağlı değildir; belgeleri çevrimiçi görüntülemek için dünyanın herhangi bir yerinde oturum açmak mümkündür. Ek olarak, insanlar, örneğin bir editör başka bir ülkedeki bir müşteriyle çalıştığında, sanal ofislerini paylaşabilirler. Müşteri belgeleri görüntülemek veya değiştirmek için her iki taraf tarafından çevrimiçi olarak belge gönderebilir; bu da belgeleri postalamaktan veya e-postayla göndermekten çok daha etkili bir yaklaşımdır.
Çevrimiçi belge yönetimi ile çevrimiçi işbirliği de daha kolaydır. Bazı şirketler ortak çalışmayı kolaylaştırmak için özel olarak tasarlanmış, birden fazla kişinin aynı anda belgeye giriş yapmasını, değişiklik yapmasını ve yorum eklemesini sağlayan ürünlere sahiptir. Elektronik belge depolama, belgenin diğer biçimlerde ve yerlerde bozulması durumunda çevrimiçi ortamda da erişilebilir olmasını sağlamak için bir güvenlik önlemi olarak da yararlı olabilir.
Çevrimiçi belgelerin herkese açık veya gizli olması mümkündür. İnsanlar bazen özgeçmişler, yazılar ve benzer belgeleri ortak bir formatta sunarlar, böylece potansiyel müşterileri ve ilgilenen medya mensupları bunlara kolayca erişebilir. Öte yandan, gizli bir projede çalışan kişiler, yetkisiz personel tarafından görülmemelerini sağlamak için belgeleri için şifre korumalı bir alanı tercih edebilir. Kullanıcılar, herhangi bir zamanda belgeyi görüntülemesine izin verilenler de dahil olmak üzere genellikle gizlilik ayarlarını düzenleyebilir.
Çevrimiçi belge yönetimi ile ilgilenen kişiler, bir dizi hizmetten yararlanabilirler. Bir hizmete kaydolmadan önce ne tür özelliklerin istenebileceğini düşünmek önemlidir ve aynı belgede çalışacak diğer insanlara tercihleri varsa sormak akıllıca olabilir. Örneğin, birisi zaten bir servise aboneliğe sahip olabilir ve başka bir servise abone olmak yerine o servisle çalışmayı tercih edebilir.
