Kaynak veri, elektronik veri oluşturmak için kullanılan bilgilerin kaynağını tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Bu tür veriler genellikle iki yoldan biriyle oluşturulur. Bir yaklaşım basılı kopya belgelerini taramak ve bu basılı kopyaların elektronik dosyalarını oluşturmaktır. Basılı kopya hakkındaki bilgileri okumak ve bir klavye ve bir tür veri işleme yazılımı kullanarak verileri elektronik bir formata girmek farklı bir yaklaşımdır. Bu, kaynak verilerin depolanmasına izin verirken, eşlik eden elektronik veriler, orijinal kaynak belgeyi sürekli olarak almak zorunda kalmadan istenildiği zaman ve istendiğinde kullanılabilir.
Kaynak verileri taramak, bozulma tehlikesi altında olabilecek değerli basılı kopya kayıtlarının korunmasında yaygın bir yaklaşımdır. Tarama işlemi etkili bir şekilde orijinal belgenin elektronik bir görüntüsünü oluşturmayı mümkün kılar. Bunu yapmak, özellikle iş sözleşmeleri, nüfus sayımı raporları, tapu ve diğer kayıt türleri gibi tarihi belgeler gibi kaynak verilerde faydalıdır. Elektronik kopyalardan faydalanarak, orijinalleri ek yıpranma ve aşınmaya maruz bırakmadan, belgeler içinde bulunan bilgileri kullanmak ve kullanmak mümkündür.
Kaynak verinin elektronik bir görüntüsünü oluşturmaktan daha fazlasını yapan bazı tarayıcı örnekleri vardır. Bir örnek, kartvizitte bulunan bilgileri işlemek için programlanmış bir tarayıcıdır. Tarayıcı elektronik bir faks oluşturmak yerine, tarayıcı aslında bilgileri okur ve bunları ad, adres, telefon ve faks numaraları ve e-posta adresleri gibi belirtilen alanlarla ilişkilendirir. Kaynak verilerden elde edilen bilgiler daha sonra tarayıcı yazılımı ile uyumlu bir veri tabanına depolanır, veri girişi ve eposta listelerinin oluşturulmasında çok zaman kazandırır.
Çoğu zaman, kaynak veri, çeşitli veri giriş görevlerinde kullanılan bilgileri sağlar. Bu uygulamada, görüntüleri oluşturmak veya kaynaktan veri ayıklamak için tarama yazılımı kullanmaya çalışılmamıştır. Bunun yerine, bireyler basılı kopya belgelerde bulunan kaynak verilerini okur ve bilgiyi bir tür veri tabanına yazar. Bu, basılı kopya kaynak verileri ile desteklenen verilerin bilgisayar depolanmasını sağlar ve kaynak belgeyi paylaşmaya gerek kalmadan elektronik bilgileri başkalarıyla düzenleyebilme veya paylaşabilmenin yararını sağlar. Bilgi ayrıca, gerektiğinde kaynak belgenin orijinal formunda sağlam kalmasını ve korunmasını sağlamak için, gerektiğinde tamamen veya kısmen ek kaynaklardan gelen verilerle birleştirilebilir.
