Bakım kayıtları, belirli bir ekipmanın bakımı hakkında dokümantasyon sağlayan yazılı notlardır. Bu dokümantasyon, büyük sanayi tesislerinden küçük çim biçme şirketlerine kadar çeşitli farklı işletmeler için faydalı olabilir. Bu kayıtlar bakım yönetiminde özellikle yararlıdır çünkü işletmelerin ekipmanlarının iyi durumda tutulmasını sağlamasına yardımcı olur. Ayrıca, işletmelere onarım ve önleyici bakım giderlerini yönetmek ve izlemek için bir yol sağlar.
Bakım kayıtlarının kullanımı, günlük olarak çok sayıda pahalı makinenin kullanıldığı fabrika ortamında özellikle önemlidir. Bu kayıtlar, tesis işlemlerinin sorunsuz çalışması için uygun herhangi bir ekipman bakımının veya tesis bakımının tamamlandığından emin olabilir. Örneğin, herhangi bir onarımı veya servis bakımını ayrıntılandıran bir bakım günlüğü fabrika makinesinde tutulabilir. Bu kütük, hatalı ekipmanlardan kaynaklanan kazaların veya tesislerin kapatılmasının önlenmesine yardımcı olabilir.
İş türüne bakılmaksızın, bakım kayıt yönetimi çeşitli nedenlerden dolayı önemli olabilir. Örneğin, bir servis programı, servis teknisyenlerine bir makine veya araçla tekrar problemlerini teşhis etmede yardımcı olmak için paha biçilmez olabilir. Ayrıca, iyi kayıtlar departman yöneticilerine ve çalışanlarına, üretici garantileri doğrultusunda bir ekipmanın performans göstermesini sağlamaya yardımcı olur. Bakım kayıtları ayrıca, bir ekipmanın önleyici bakımdan geçmesi gerektiğinde şirketlerin izlemelerine yardımcı olur. Bir şirket hatalı bir ekipmanla ilgili olarak dava açarsa, şirketin vakasını desteklemede bakım kayıtları gerekli olabilir.
Bir bakım kayıt planı geliştirmek, bir şirketin ilk önce tüm ekipmanlarının envanterini çıkarmasını gerektirir. Periyodik olarak kontrol edilmesi veya onarılması gereken tüm ürünler bu listeye dahil edilmeli ve bir takip numarası verilmelidir. Örneğin, makineler, araçlar, aletler ve diğer cihazlar kaydedilmelidir. Bakım yazılımı, işletmelerin tüm bu bilgileri düzenlemelerine yardımcı olarak değerli olabilir. Bu verilerin elektronik ortamda mı yoksa basılı kopyada mı belgelendirildiği, yedek bir kopya daima saklanmalıdır.
Envanter tamamlandıktan sonra, bir ekipman parçası üzerinde çalışma yapıldığında bakım kayıtlarının güncellenmesi yeterlidir. Genel olarak, kayıtlar ne tür bir işin yapıldığını ve ne zaman yapıldığını ve işin kim olduğunu belgelemelidir. Ek olarak, herhangi bir inceleme veya ekipman testi yapıldığında, bakım kaydı, muayenenin veya testin üreticinin talimatlarını ve şirketin işletme prosedürlerini takip edip etmediğini belirtmelidir. İş gücü ve bölümlerle ilgili masraflar ayrıca, bütçe tahminine sahip bölümlere yardımcı olmak için belgelenmelidir.
