Kalite güvencesi ve kalite kontrol terimleri bazen birbirinin yerine kullanılsa da, gerçek şu ki, her terim genel bir süreç içerisinde kalite sürecini her türlü işletme içinde yönetme sürecindeki spesifik işlevleri ifade eder. Biri bu kalite sürecinin yaratılmasına odaklanırken, diğeri işin belirtilen hedeflerine ulaşılması için bu sürecin yönetimine odaklanmıştır. Bu, özellikle şirketin şirket içinde nasıl işlediği ve bu faaliyetin nihayetinde tüketicilerin ihtiyaçlarını karşılayan mal veya hizmetlerin üretimi ile sonuçlandığı açısından geçerlidir.
Ürünlerin genel olarak alıcılara ulaştırılması sürecinde kalite güvencesinin ve kalite kontrolünün mantıklı bir aşama olduğunu düşünmek genellikle yararlıdır. Kalite güvencesi, üretim süreci için hammadde seçimini yöneten politika ve prosedürlerin tanımlanması ile başlar. Aynı zamanda, bu aşama aynı zamanda bu aşamadaki her adımda ürünün altındaki malların kalitesini sağlayan mantıksal bir üretim dizisinin geliştirilmesiyle de ilgilidir. Devam eden kalite güvencesi, hammaddeler de dahil olmak üzere mevcut operasyonel yapının değerlendirilmesi ve bitmiş ürünlerin kalitesini arttırmak için işlemin ayarlanması veya uyarlanması gerekip gerekmediğinin belirlenmesi görevini içerir.
Kalite kontrol, kalite güvence aşamasında uygulanan işlemlerin aslında en iyi avantaj için kullanıldığından emin olmanın bir yolu olarak hizmet eder. Bu, hammaddelerin işlenme yöntemine yakından bakmak, olası kirlilik noktalarını veya işlemdeki düşük kaliteli bir ürünün üretilmesine yol açabilecek diğer bozulmaları tespit etmek anlamına gelir. Burada amaç belirlenmiş düzende çalışmaktır, böylece şirket kalite ürünlerini ortaya koyma hedeflerini gerçekleştirir, temel olarak hem kalite güvencesinin hem de kalite kontrolünün başarmak için tasarlandığı genel görevi tamamlar.
Birçok insanın kalite güvencesini ve kalite kontrolünü birbirinin yerine kullanmasının sebeplerinden biri, her aşamada yer alan personel açısından çoğunlukla çok fazla örtüşme olduğudur. Küçük işletmelerde, kalite kontrol görevlisine ayrıca üretim sürecini tasarlama ve takip edildiğinden emin olma sorumluluğu da yüklenebilir. Diğer zamanlarda, kalite güvencesi ve kalite kontrol personeli her iki tarafın da üretim süreci ve bakımı hakkında ortak kararlar almalarını sağlayan bir strateji olan birleşik bir kalite ekibinde görev yapabilir.
