Ofis cevaplama makinelerini karşılaştırmak ve doğru olanı seçmek, göz önünde bulundurmanız gereken bir zorluk olabilir. Örneğin, makineleri kaydedebilecekleri mesajların sayısı ve kayıtlar için izin verilen sürelere göre karşılaştırabilirsiniz. Bunları, uzaktan çalıştırabilmenize ve içerdikleri uzak özelliklere bağlı olarak da karşılaştırabilirsiniz. Mevcut posta kutularının sayısı ve mesajlarınızı kolayca yönetebilme kolaylığı da kararınızı çok fazla etkileyebilir.
Bir telesekreterin alabileceği mesajların sayısı, en iyi ofis telesekreteri seçmeye çalışırken büyük olasılıkla iyi bir anlaşma olacaktır. Bunun sebebi, cevapsız mesajların hoşnutsuz müşterilere, satışların düşmesine ve kaçırılmış fırsatlara dönüştürebilmesidir. Bu nedenle, bir kerede çok sayıda mesajı tutabilen ve kaydedeceği minimum ve maksimum mesaj uzunluğuna karar vermenize izin veren bir makine seçmeniz iyi olabilir. Bu sayede, müşterilerinize ayrıntılı bir mesaj bırakmalarını istiyorsanız, uygun bir mesaj uzunluğu seçebilir ve bunların yarıda kesilmelerinin daha az muhtemel olmasını sağlayabilirsiniz.
Mesajları uzaktan yönetebilme, bir telesekreter için alışveriş yaparken de önemli bir husus olabilir. Örneğin, fiziksel makineden uzakta olsanız bile, mesajları arama ve inceleme özelliğini isteyebilirsiniz. Normal çalışma saatlerinden sonra veya seyahat ederken mesajları almanız gerektiğinde bu kullanışlı olabilir. Ayrıca, iş yerinize gün içinde gidemiyorsanız ve arayanların duyduğu kaydı değiştirmek istiyorsanız, yararlı olabilir.
Ofis telesekreterinde mesaj alacak birden fazla kişi varsa, birden fazla sesli posta kutusu sağlayan seçenekleri düşünebilirsiniz. Bu tür bir makine ile, arayanlara ulaşmaya çalıştığı kişiye mesaj bırakmaları için belirli bir numaraya basmalarını söyleyen bir giden mesaj kaydedebilirsiniz. Ek olarak, her arayan için de farklı bir giden mesaj oluşturmanıza izin veren bir makineyi tercih edebilirsiniz.
Mesajları kaydetmek ve silmek için yapmanız gereken işlem, en iyi ofis telesekreterini seçmeye çalışırken kararınızı da etkileyebilir. Örneğin, sesli kutunuzun bazı mesajlarını silmenizi veya kaydetmenizi sağlayan bir makineyi tercih etmenize gerek kalmadan, seçiminizin gelen kutunuzdaki her sesli postayı etkilemesini sağlayabilirsiniz. Ayrıca, oynatırken duymuş olduğunuz mesajları atlamanıza izin veren bir makineyi de tercih edebilirsiniz. Bu şekilde, bu önemli arayana geri dönmek için uzun bir kayıt dizisinden geçmek zorunda değilsiniz.
