Profesyonel bir sesli mesaj selamlaması oluşturduğunuzda, arayanlarınızın bilmek isteyebileceği şeyleri düşünmek iyi bir fikir olabilir. Bunu yaptıktan sonra, sesli mesajınızda ele alınacak noktaların bir listesini yapabilirsiniz; tüm selamlamayı bir kağıda yazmak da iyi bir fikir olabilir. İdeal mesaj 10 ila 20 saniye arasında olmalıdır, bu nedenle kaydetmeden önce mesajınızı tekrarlamak için zaman ayırmak isteyebilirsiniz. Telefon mesajınızı oluşturduktan sonra, bu selamlamanın ikinci bir görüşünü almak iyi bir fikir olabilir, böylece profesyonel görünmesini sağlayabilirsiniz.
Profesyonel bir sesli mesaj selamlaması kaydetmeden önce, evinizi veya işinizi arayabilecek kişilerin türünü düşünebilirsiniz. Bu şekilde, bu arayanların selamınızı oluşturmadan önce ihtiyaç duyabileceği bilgileri düşünebilirsiniz. Arayanların çoğu sesli mesajı nasıl bırakacaklarını bilir, bu yüzden talimat vermekten kaçının. Selamlamaya dahil etmek isteyebileceğiniz bazı şeyler tam adınız, unvanınız, şirketinizin adı ve size ulaşmanın alternatif bir yöntemi olabilir. Bir süre kullanılamamayı planlıyorsanız, arayanlara, ne zaman geri döneceğinizi ve derhal yardıma ihtiyaç duymaları durumunda arayacak başka bir kişinin adını ve telefon numarasını vermeniz iyi bir fikir olabilir.
Profesyonel sesli mesaj selamlamanızı kaydetmek, özellikle daha önce hiç yapmadıysanız, bazen endişeye neden olabilir. Kaydetmeye hazır olduğunuzda çok özel bir yere gitmeyi yararlı bulabilirsiniz ve bu, işiniz bittiğinde arka plan gürültüsünün olmamasını sağlamaya yardımcı olabilir. Daha önce yaptığınız listeyi gözden geçirmek için birkaç dakikanızı ayırın ve aşırı derecede gerginseniz selamlamayı birkaç kez prova edin. Prova yaparken, konuşmanızın kesintisiz aktığından ve "uh" veya "um" gibi bir dolgu kelimesi kullanmadığınızdan emin olun.
Profesyonel sesli mesaj selamlamanızı kaydetmeyi bitirdiğinizde, giden bir mesajı birlikte dinleyebilmeniz için yakın bir arkadaşınızın telefon numaranızı aramasını isteyebilirsiniz. Bu şekilde, diğer arayanlar onu dinleyemeden önce sesli mesaj hakkında onun fikrini alabilirsiniz. Arkadaşınız sizin için bazı değişiklikler önerirse, bunların yapılması kolay olmalıdır, çünkü çoğu sistem giden mesajınızı silmenize ve istediğiniz kadar tekrar kaydetmenize izin verir.
