Bir telesekreterden e-postaya kolayca veri göndermek için, standart bir telesekreter cihazı yerine, dijital bir telesekreter servisini kullandığınız bir sistem kurmalısınız. Telesekreterler tipik olarak telefonunuza bağlanabilen veya gelen aramalardan gelen mesajları kaydeden ve bu mesajları ileride oynatmak üzere saklayan telefonun bir parçası olarak geliştirilen ayrı cihazlar olarak görev yapar. Bu tür bir sistemin mutlaka çevrimiçi bileşenlerle etkileşime girmesi veya çalışması gerekmez; bu, telesekreterden gelen mesajların bir e-posta hesabına aktarılmasını zorlaştırır; bu nedenle, sizi yeni mesajların e-postalarıyla size bildiren çevrimiçi sesli posta kullanan dijital bir servise bakmanız gerekir.
Bir telesekreterden e-postaya veri aktarma söz konusu olduğunda, ortaya çıkan ana sorun, farklı sistemlerin iletişim kurabilmesidir. Telesekreter, tipik olarak arayanlardan gelen mesajları kaydetmek ve kaydetmek için kullanılan fiziksel bir cihazdır. Bu makineler genellikle bir telefon hattına bağlanır ve telefona bağlı ayrı bir cihaz olabilir veya telefonun bir parçası olarak oluşturulabilir. Telesekreterler öncelikle telefonlarla çalışmak üzere tasarlandığından, e-posta sistemlerinde kullanılması amaçlanan pek bir model yoktur.
Bazı cihazların telesekretere dijital bilgi formatlarını kullanmalarını ve bir bilgisayar sistemine mesaj göndermelerini mümkün kılmak için bazı cihazlar tanıtılmıştır, ancak bunlar genellikle güvenilmezdir ve her zaman kullanılamayabilir. Telesekreterinizden e-postaya bilgi göndermeye çalışmak yerine, bir sesli posta hizmeti kullanmayı düşünmelisiniz. Çevrimiçi olan veya bir bilgisayara yüklediğiniz yazılımı kullanan bir sesli posta servisi seçebilirsiniz. Cevaplayamadığınız bir gelen arama alındığında, sistem aramayı bilgisayar sistemine aktarır ve bir mesaj kaydedilir.
Bilgisayar sistemi daha sonra e-postanıza bir mesaj gönderebilir; aynı şekilde telesekreterinizden e-postalara da mesaj gönderilmesini istersiniz. Farklı sistemler farklı türden mesajlar gönderebilir, ancak bu genellikle yalnızca bir sesli mesajınız olduğunu bildiren bir uyarıdır. Telesekreterinizi uzak bir konumdan, telesekreter servisini arayarak ve mesajınızı alarak kontrol edebilirsiniz. Telesekreterden e-postaya veri göndermeye çalışmaktan çok daha kolay bir şekilde telesekreteri ve e-postaları kullanmanıza izin veren bir dizi sistem vardır ve bazı sistemler, arayan kimliği işlevlerini ve aramaları cep telefonuna aktarma yeteneğini içerebilir. .
