Bir faks "faks" için kısaltılmış argo kelimesidir. Faks makinesi tarafından telefon hatları üzerinden iletilen bir belgedir. Faks formatının veri sıkıştırma niteliği nedeniyle, faks kapak sayfası metinsel, açık ve net bir şekilde yazılmalıdır ve faksla ilgili en temel bilgileri içermelidir. Özel bir faks kapak sayfası oluşturmak için bir bilgisayarda bir sözcük işleme programı kullanabilir veya Internet'te bulunan çok sayıda şablondan yararlanabilirsiniz.
Bir faks faks makineniz aracılığıyla taranır ve muhabirinizin faks makinesine iletilir. Örneğin, çok sayıda çalışanın muhtemelen aynı faks makinesini ofiste paylaştığı büyük bir şirkete faks gönderiyor olabilirsiniz. Bu nedenle, faks kapak sayfası faksı kimin alması gerektiğini ve faksın içeriğini özetlemek konusunda son derece önemlidir. Bu, faksın alıcı taraftaki uygun tarafa dağıtılmasını sağlar.
Herkes el yazısıyla yazılmış bir notu bir kağıda yazabilir ve faks kapak sayfası olarak gönderebilir. Bununla birlikte profesyonel görünümlü bir faks kapak sayfası, temiz ve düzenli bir kapak sayfası yazmak için bir daktilo veya bilgisayarın sözcük işlemcisini kullanır. Bilgi aktarım süresini geciktiren az sayıda veya hiç resim veya yabancı grafik olmadan kısa ve kesin olmalıdır. "Kimden" altındaki kapak mektubunun üst kısmı tipik olarak ad, adres, e-posta adresi, telefon numarası ve faks numarası gibi gönderen bilgilerini belirtir. Bu veriler, bir zarftaki iade adresi gibi görünür, ilk satırda gönderenin adı, ikinci ve üçüncü satırlardaki adres vb.
"Kimden" bilgisinin altında, genellikle "Kimden" veya "Alıcı" olarak listelenen faks alıcısının bilgilerini görüntüleyen verilerdir. "Kimden" bilgilerine benzer şekilde, "Alıcı" bilgileri, alıcının tam adını, adresini, e-posta adresini, telefon ve faks numaralarını ve diğer ilgili iletişim bilgilerini içermelidir. Alıcının tam adını ve mümkünse ofis departmanı veya dahili hat gibi diğer tanımlayıcı bilgileri eklemek önemlidir. Örneğin, örneğin aynı ofiste çalışan üç John Browns varsa, şirket alıcıların kafasındaki karışıklığı önler. Ofis departmanının ve diğer tanımlayıcı bilgilerin dahil edilmesi, ofisteki alıcıyı daha doğru bir şekilde belirlemeye yardımcı olur ve faksın gecikmeden doğru kişi tarafından alınmasını sağlar.
Son olarak, faks kapak mektubu, faksın içinde bulunan ilgili ayrıntıların kısa bir özetini içermelidir. Faks, çim biçme makinesi için elektronik servis parçaları siparişi hakkında bilgi içeriyorsa, faks kapak mektubu, faksın amacını ve genel bilgileri açıkça belirtmelidir. Faks kapak sayfalarının ve şablonlarının çoğu, "Ayrıntılar" veya "İleti" altında bu bilgiler için yer sağlar. Bu bölümdeki bilgiler genellikle bir veya iki cümle ile sınırlıdır ve mümkün olduğu kadar özlü olmalıdır.
Faks kapak sayfasını yazdıktan sonra, kağıdı bilgisayar yazıcısına yazdırın. Faks sayfaları daha sonra üstteki faks kapak sayfasıyla ilişkilendirilir. Bir faks gönderme zamanı geldiğinde, önce kapak sayfasını takip etmek üzere önce faks kapak mektubunu ve ayrıntılı faks sayfalarını gönderin.
