Birçok ofiste ve mahkeme salonunda, diktafon transkriptleri, bilgi olayları tarafından konuşulan kelimeleri çeşitli olayları belgelemek amacıyla kaydetmek ve işlemek için kullanılır. Dictaphones, 1900'lerin başlarından beri buralarda olmuştur ve işletme, hukuk ve sağlık profesyonellerinin masalarını bilgi yönetimi için kullanılan önemli bir araç olarak benimsemiştir. Transkripsiyon ekipmanı en çok doktorlar, sekreterler ve mahkeme kayıt cihazları tarafından kullanılır, ancak sözlü notları kaydetmek ve işlemek için yazarlar, öğretmenler ve diğer profesyoneller tarafından da kullanılır.
Amerikalı mucit Thomas Edison, buluşunda kritik bir rol oynamasına rağmen, ilk diktafon transkriptleri, 1907 yılına kadar resmi olarak, Dictaphone isminin Columbia Graphophone Şirketi tarafından tescillendiği tarihte tüketicilere sunulmadı. Bu erken sürüm, kullanıcıların seslerini daha sonra dinlemek için çalınabilecek balmumu silindirlerine kaydetmelerini sağladı. Bu ilkel aygıt, o zamanın politik ve sivil liderlerinin büyük konuşmalarını kaydetmek için sık sık kullanıldı.
1950'lerde, teknolojideki başarılar nedeniyle, diktafon transkriptörü, manyetik rezonans bantını bir kayıt materyali olarak kullanan daha küçük bir masaüstü birime dönüştürüldü. Günümüzün diktafon transkriptleri bir kalem kadar küçük olabilir ve iki şekilde olabilir: kaset kaseti veya dijital ses depolama. Buna ek olarak, birçok yazar artık büyük miktarda bilgiyi depolamak için daha güvenli bir ortam yaratan telefon ve bilgisayar yazılımı etkin sistemlerle tümleştirilmiştir.
Diktafon kopyalayıcıları birçok ofiste bulunur, çünkü kullanıcıların sesli notlarını daha sonra başvurmak üzere kolayca kaydetmelerini sağlar. Bazı diktafon kullanıcıları kayıtlarını ses kaydı biçiminde tutmayı seçerken, birçoğu da konuşulan kayıtları yazılı metne dönüştürmek için bir transkripsiyon servisinin hizmetlerini kullanır. Çoğu zaman, bu görev, tamamı endüstriye özgü yazılı formatlarda notları dinlemek ve kaydetmek konusunda usta olan bir ofis sekreteri, paralegal veya profesyonel transkripsiyonist tarafından yerine getirilir.
Diktafonlu transcriber'ın pratik kullanımları arasında yasal işlemler için hekim tarafından hazırlanan vaka incelemeleri, hekim tarafından oluşturulan tıbbi muayene raporları ve resmi ve kurumsal toplantıların kaydı yer almaktadır. Ayrıca, yazarlar, öğretmenler ve konuşmacılar gibi birçok profesyonel, daha sonra raporlar ve kitaplar gibi yazılı çalışmalara çevrilen notları kaydetmek için transkripsiyoncuları kullanır. Kopyalayıcılar ayrıca sınıfta yazılı notlar almaktan kaçınmak isteyen öğrenciler tarafından da kullanılır.
Ses tanıma teknolojisindeki artış ve ses kayıt uygulamalarını içeren mobil cihazlar sayesinde, geleneksel dikte yazıcısı geçmişte kaldı. Bununla birlikte, yaratılacak ve saklanacak bilgiler olduğu sürece, transkripsiyon muhtemelen dünyada iş yapmanın değerli bir yönü olmaya devam edecektir. Bir bütün olarak transkripsiyon, eski moda dikte ekipmanının sağlayabileceğinden daha verimli ve güvenli yöntemlerle yönetilecektir.
