Sesli posta kutuları, bilgisayarlı sesli mesajlaşma sistemindeki mesaj hesaplarıdır. Bir sesli posta kullanıcısı bir telefon aldığında ve arayan kişi bir mesaj bırakmaya karar verdiğinde, kullanıcı mesajı almaya karar verinceye kadar mesaj kaydedilir ve saklanır. "Kutu" kelimesi insanları mesaj tutabilen fiziksel bir kabı görselleştirmeye teşvik etse de, durum böyle değil. Bunun yerine, "kutu" yalnızca sistemin sesli mesajı kaydeden ve saklayan belirlenmiş bir kısmı anlamına gelir. Sesli posta kutuları, gizliliği sağlamak için genellikle şifreler veya şifre kodlarıyla korunur ve genellikle ileti saklama için sınırlı bir kapasite sağlarlar.
Bir kişi sesli posta kutusunu kontrol etmek zorunda olduğunu söylediğinde, bu genellikle arayanların bilgisayarlı bir sistemde bıraktığı kaydedilmiş mesajları dinlemek için telefon numarası aramak veya bir web sitesine giriş yapmak zorunda olduğu anlamına gelir. Bu bilgisayarlı sistemin sadece kendisi ve mesajları için ayrılan kısmı insanların sesli posta kutusu olarak adlandırdığı şeydir. Bir kişinin bu tür mesajları almak için erişebileceği fiziksel bir kutu yoktur. Yine de, bu posta kutusu, normal bir posta kutusunun bir kişinin posta postasını tutması ve alması için bir alan sağladığı gibi, sesli mesajları için bir tutma yeri görevi görür.
Genellikle bir sesli posta kullanıcısı, telesekreter kutusundan mesaj almak için bir şifre belirler. Şifre koruması iki temel amaca hizmet eder. İlk olarak, sesli posta şirketi için bir organizasyon sistemi sağlar - kullanıcı adı ve parola kombinasyonları, şirketin her bir kullanıcı için belirli alanları ayırmasına ve kendi mesajlarına doğrudan erişmelerini sağlar. İkincisi, bir kişinin mesajlarına erişmek için bir parolaya sahip olmasını istemek gizliliğin sağlanmasına yardımcı olur. Şifresini kimseyle paylaşmadığı sürece, hesabını ve mesajlarını gizli tutmasını sağlar.
İlginçtir, sesli posta kutuları genellikle sınırlı kapasiteye sahiptir. Bu şekilde, normal posta kutularına benzerler. Telesekreter kutuları genellikle belirli sayıda dakika veya saatlerce mesaj için yeterli alana sahiptir. Bir kişi, mesajları için ayrılan alanı aşıyorsa, arayanlara, sesli posta kullanıcısının posta kutusunun dolu olduğunu bildiren kaydedilmiş bir mesaj alabilir. Arayanların ek mesaj bırakmasına izin vermek için, kullanıcının genellikle sistemde kayıtlı olanları silmesi gerekir.
