Birçok kişi video konferansı iletişim aracı olarak kullanır. Bu tür bir iletişim tekniği, yalnızca sesli iletişim tekniklerinden farklı olarak konferansta yer alan tarafları görebilme avantajına sahiptir. Ne tür bir video konferans yapılması gerektiğine bağlı olarak gerekli olan çeşitli ekipman parçaları vardır. Ancak, genel olarak gerekli olan tek şey bir web kamerası, bir mikrofon ve bir bilgisayar.
Bazı bilgisayar sistemleri kutudan çıkar çıkmaz video konferans etkinken, diğerleri uygun platformu oluşturmak için ek ekipmana ihtiyaç duyar. En yaygın gereksinimler bir mikrofon, hoparlörler ve bir web kamerasıdır. Bazı insanlar bilgisayarlarına kurmak için video konferans yazılımı satın almayı seçmektedir, ancak bu yazılım gerekli değildir. Ücretsiz olarak indirebileceğiniz ve kullanılabilecek birkaç farklı türde İnternet tabanlı video konferans programı vardır. Bazı insanlar, özel özelliklerin gerekli olduğu durumlarda konferans yazılımı satın almayı seçebilir.
Web kameraları geniş bir fiyat ve seçenek yelpazesinde mevcuttur, ancak çoğu zaman video konferansı yapmak için kullanılan bilgisayarda bir tane yerleşik olacaktır. Bir video konferansa iki ila sekiz kişilik küçük bir grup katıldığında, genellikle yalnızca bir web kamerası gerekir. Bununla birlikte, bir video konferansa katılan her bireyin kendi web kamerasını almayı tercih edeceği zamanlar vardır. Bu olduğunda, toplantıyı kolaylaştırmak için kullanılan video konferans yazılımı, ister kendi kendine ister ister web tabanlı olsun, birden fazla kamerayı desteklemelidir.
İyi bir mikrofon video konferansın önemli bir parçasıdır. Katılımcıların birbirleriyle daha etkili iletişim kurabilmeleri için, her biri kendi mikrofonuna sahip olmak isteyebilir, çünkü tek bir mikrofon odadaki sesleri alma aralığına sahip olmayabilir. Piyasada video konferansı kolaylaştırmak için kullanılabilecek birçok farklı türde mikrofon vardır. Bu mikrofonlar, kulaklıklardan el mikrofonlarına, çok yönlü ve çok yönlü arasında ve daha fazla çeşitlilik gösterir.
Bir bilgisayar monitörüne ek olarak, bazı insanlar bir video konferans sırasında ek monitörleri kullanmayı tercih ediyor. Bu özellikle gerçekleşen video konferansta çok sayıda insan bulunduğunda gerçekleşir. Bir video konferansa 20'den fazla kişi katılırken, projeksiyon ekranı genellikle en iyi monitör tipidir; çünkü bu, tüm katılımcıların neler olduğunu açıkça görmelerini sağlar. Çok sayıda insan bir video konferansa katıldığında, sesin konum boyunca net bir şekilde duyulabilmesi için çoklu hoparlörler de kurulmalıdır.
