Günümüzde piyasada bulunan birkaç farklı tipte fotokopi makinesi ile dijital fotokopi makinesi, genellikle iş kullanımı için en iyi seçimdir. Belge taraması temelinde çalışmak üzere tasarlanan dijital fotokopi makinesi, yüksek kalitede basılmış bir belge üretir, bakımı diğer tür fotokopi makinelerine göre daha kolaydır ve kullanımı çok düşük maliyetli olabilir. İşte diğer türler yerine işyeri için dijital fotokopi makinesi seçmenin avantajlarından bazıları.
Çoğu fotokopi makinesi, bazen analog kopyalama olarak adlandırılan daha eski bir işlemle çalışır. Temel olarak, bu daha eski yöntem, ana belgenin görüntüsünü bir tambura kopyalayan bir iç aynanın kullanılmasını içerir. Statik elektrik kullanarak, analog kopya makinesi, tamburda bulunanın görüntüsünü oluşturmak için toner parçacıklarını kullanır, toneri kurutmak ve yerinde sabitlemek için bir ısı elemanı kullanır ve ardından kopyayı bir kağıt yaprağına üretir.
Dijital fotokopi makineleri biraz farklı çalışır. Belge dijital olarak taranır ve belleğe kaydedilir. Tambur üzerindeki bilgileri yazdırmak için bir lazer kullanılır, toner uygulanır ve belge yazdırılır. Belgenin görüntüsü güvenli bir şekilde belleğe alındıktan sonra, dijital kopyalayıcının çoğu formu belgenin bellekten yazdırılmasını veya bazı durumlarda elektronik olarak iletimi alabilen diğer dijital aygıtlara iletilmesini sağlar.
Dijital fotokopi makinesinin birkaç avantajı vardır. En önemlilerinden biri, birçok dijital fotokopi makinesinin çok işlevli olmasıdır. Orijinalin basılı kopyaları üretilebilir veya elektronik kopyalar faks makinelerine veya hatta bir e-posta adresine metin olarak iletilebilir. Bu, birden fazla yerde faaliyet gösteren bir şirketin iletişim sürecinde birçok adımı ortadan kaldırabilir. Ayrıca, belgenin basılı kopyalarını hem şirketin departmanları içinde hem de şirketin fiziksel konumunun dışında birkaç farklı fiziksel siteye postalama gereksinimini ortadan kaldırabilir.
Ardından, dijital fotokopi makinesi ana belgenin üstün bir kopyasını üretir. Artan baskı kalitesi, kopyaların esasen orijinal belgeden ayırt edilemeyeceği anlamına gelir. Diğer fotokopi makinelerinde bu her zaman böyle olmaz.
Son olarak, özellikle çok fazla kopyalama yapılması durumunda dijital fotokopi makinesinin kullanım maliyeti düşüktür. Birkaç faktör maliyeti düşürmeye yardımcı olur. İlk olarak, parçalanacak daha az hareketli parça var. Bu, dijital bir fotokopi makinesinin işe ihtiyaç duyma potansiyelinin azaldığı anlamına gelir. Ayrıca, dijital fotokopi makineleri için kullanılan mürekkep genellikle kartuş başına analog fotokopi makinelerinden daha fazla kopya üretir. Dijital fotokopi makinesi ön uçta diğer fotokopi makinelerine göre daha pahalıya mal olurken, günlük kullanımın düşük maliyeti yakında fiyat farkını telafi edecek ve uzun vadede para tasarrufu yapmaya başlayacaktır.
